Cara Bermula dengan Bilaro: Dari Pendaftaran Hingga Pesanan Belian Pertama

Memulakan perisian baharu sering dirasakan rumit, terutamanya bagi kontraktor pembinaan dan PKS perindustrian di Malaysia yang sibuk menguruskan tapak projek. Apabila urusan pembelian sedia ada bergantung pada borang kertas, pesanan WhatsApp dan spreadsheet, peralihan kepada sistem berstruktur mestilah pantas dan praktikal tanpa mengganggu operasi di tapak kerja.

Bilaro direka bentuk khusus untuk peralihan ini. Pentadbir syarikat boleh menyelesaikan persediaan asas, menjemput ahli pasukan, dan mengeluarkan pesanan pembelian rasmi pertama pada hari yang sama.

Panduan ini menerangkan langkah demi langkah untuk menyediakan organisasi anda, menetapkan peraturan kawalan, dan mengendalikan aliran pembelian lengkap yang pertama.

Langkah 1: Pendaftaran dan Persediaan Ruang Kerja

Untuk bermula, klik Mula percuma pada laman bilaro.my. Ini membuka skrin pendaftaran di mana anda memasukkan e-mel kerja dan kata laluan.

Selepas mendaftar masuk, Bilaro membimbing anda melalui wizard persediaan enam langkah:

1. Matlamat utama: Pilih cabaran pembelian utama yang ingin diselesaikan, seperti mengejar kelulusan melalui aplikasi mesej, kekusutan audit, pengeluaran PO secara manual, atau ketiadaan keterlihatan perbelanjaan.
2. Maklumat asas syarikat: Masukkan nama berdaftar syarikat, nama pentadbir utama, nombor telefon, dan alamat e-mel untuk pengebilan.
3. Pematuhan & pendaftaran: Masukkan nombor pendaftaran perniagaan SSM, objektif perniagaan, dan nombor lesen perniagaan tempatan (sekiranya ada).
4. Metrik proses: Nyatakan anggaran jumlah kelulusan bulanan, bilangan pelulus, dan kaedah pembelian semasa (WhatsApp, borang kertas, atau e-mel).
5. Penanda aras: Lihat unjuran penjimatan masa dan kecekapan operasi yang dikira berdasarkan metrik anda.
6. Pemilihan pelan: Pilih Pelan Percuma (2 pengguna, tidak perlu kad) atau pelan berbayar (seperti Contractor atau Industrial).

Setelah selesai, Bilaro menyediakan ruang kerja selamat anda dan membawa anda terus ke papan pemuka pentadbir.

Langkah 2: Mendaftar Projek dan Menetapkan Belanjawan

Sebelum pasukan anda mula membuat permohonan, tetapkan peruntukan kos mengikut projek dan jabatan.

Mendaftar projek aktif

1. Buka Projects daripada bar sisi kiri.
2. Klik New project.
3. Masukkan butiran projek: Project Code yang unik (contohnya PRJ-2026-01), Project Name, Client name, jenis projek, alamat tapak penghantaran, tempoh projek, dan nilai kontrak keseluruhan.
4. Klik Create project. Kakitangan tapak kini boleh memautkan permohonan bahan secara terus kepada projek ini.

Menetapkan belanjawan jabatan

1. Buka Budgets daripada bar sisi.
2. Pilih tahun kewangan anda.
3. Di sebelah setiap jabatan (seperti Operasi, Kejuruteraan Tapak, atau Logistik), klik Set budget dan masukkan peruntukan ringgit.
4. Di bawah Company Settings, pilih dasar kawalan belanjawan: pilih Standard untuk memaparkan amaran belanjawan semasa semakan kelulusan, atau Strict untuk menyekat permohonan yang melebihi baki peruntukan melalui kawalan belanjawan perolehan.

Langkah 3: Mengisi Daftar Vendor

Mempunyai senarai pembekal yang disahkan memastikan pekerja tidak membuat pesanan daripada vendor yang belum disemak.

1. Buka Vendors daripada bar sisi untuk mengakses daftar vendor anda.
2. Untuk menambah pembekal secara individu, klik Register vendor dan masukkan nama perniagaan, nama wakil, nombor telefon, e-mel, dan butiran akaun bank.
3. Untuk memasukkan senarai pembekal sedia ada secara pukal:
   • Klik Import vendors.
   • Muat turun fail templat CSV yang disediakan.
   • Masukkan butiran pembekal anda ke dalam templat spreadsheet tersebut.
   • Muat naik fail CSV yang lengkap untuk mengimport keseluruhan pangkalan data vendor anda.

Langkah 4: Menjemput Pasukan dan Menetapkan Peranan

Bilaro menguatkuasakan kawalan akses berasaskan peranan supaya pekerja tapak, pengurus, dan staf kewangan hanya melihat serta melakukan apa yang dibenarkan mengikut bidang tugas mereka.

1. Buka Team Management daripada bar sisi dan klik tab Provisioning hub.
2. Masukkan nama penuh pekerja, alamat e-mel syarikat, jawatan, dan nombor telefon.
3. Pilih peranan yang bersesuaian:
   • Requester: Penyelia atau jurutera tapak yang memohon pembelian bahan.
   • Receiver: Penjaga stor atau staf tapak yang memeriksa dan merekodkan penerimaan barang.
   • Manager: Pengurus projek yang meluluskan permintaan sehingga had ambang syarikat.
   • Finance: Pasukan akaun yang mengeluarkan PO rasmi dan merekodkan bayaran.
   • Director: Pengurusan kanan yang meluluskan permintaan bernilai tinggi melebihi had ambang pengurus.
   • Admin: Pentadbir yang menguruskan tetapan sistem dan pengguna.
4. Klik Provision user.

Ahli pasukan yang dijemput akan menerima e-mel mengandungi pautan selamat untuk menetapkan kata laluan mereka (sekurang-kurangnya 8 aksara, mengandungi huruf dan nombor). Pengguna juga boleh memilih untuk mendaftar masuk menggunakan akaun korporat Google atau Microsoft, atau menggunakan passkey biometrik.

Langkah 5: Membuat Permintaan Pembelian Pertama

Dengan projek dan peranan yang telah ditetapkan, proses pembelian operasi bermula:

1. Pemohon membuka Bilaro pada komputer atau pelayar telefon bimbit dan klik New request pada bar sisi.
2. Pemohon memilih kod projek dan jabatan yang berkenaan.
3. Mereka memasukkan item yang diperlukan, kuantiti, tarikh perlu, dan melampirkan sebut harga pembekal.
4. Bilaro menyemak permohonan dengan baki belanjawan projek. Sekiranya tidak melebihi peruntukan, pemohon klik Submit Request.

Ketahui lebih lanjut mengenai peringkat awal ini dalam panduan kami mengenai permintaan pembelian.

Langkah 6: Menyemak dan Meluluskan Permintaan

Setelah dihantar, permohonan disalurkan secara automatik kepada pelulus yang ditetapkan mengikut matriks kelulusan syarikat:

• Permintaan di bawah had pengurus (contohnya sehingga RM 5,000) muncul dalam senarai Tugasan (To do) Pengurus Projek, di bawah Luluskan.
• Permintaan yang melebihi had ambang dinaikkan kepada Pengarah untuk semakan kedua.
• Pelulus menerima pemberitahuan serta-merta. Mereka boleh membuka permohonan pada telefon bimbit, menyemak spesifikasi barang, lampiran sebut harga, dan status belanjawan projek, kemudian klik Approve (atau Pulangkan dengan catatan tentang perkara yang perlu dibetulkan).

Langkah 7: Mengeluarkan Pesanan Pembelian (PO)

Selepas kelulusan penuh diberikan, permohonan beralih ke barisan kerja kewangan untuk pengeluaran pesanan pembelian:

1. Pengguna dengan peranan Finance atau Admin membuka permohonan yang diluluskan.
2. Jika syarikat anda menghidupkan peraturan four-eyes dalam Company Settings, individu yang meluluskan permohonan tidak boleh mengeluarkan PO tersebut.
3. Menekan butang Issue PO menjana pesanan pembelian rasmi pada kepala surat syarikat, lengkap dengan logo korporat, nombor PO unik, alamat penghantaran tapak, dan terma standard.
4. Muat turun PO sebagai PDF dan hantar kepada vendor. Lihat cara sistem pesanan pembelian berfungsi.

Langkah 8: Merekodkan Penerimaan Barang di Tapak

Apabila pembekal menghantar barangan ke tapak projek:

1. Penerima di tapak membuka Bilaro pada pelayar telefon pintar membuka Tugasan (To do) dan memilih PO di bawah Terima barang.
2. Mereka memilih PO yang berkaitan dan memasukkan kuantiti yang diterima secara fizikal.
3. Setiap item ditandakan keadaannya sebagai Good (Elok), Damaged (Rosak), atau Missing (Hilang).
4. Penerima menggunakan kamera telefon untuk menangkap gambar Delivery Order (DO) pembekal.
5. Menekan butang Save receipt menjana nota penerimaan barang (GRN) rasmi.

Sekiranya liputan internet di tapak lemah, mod luar talian Bilaro menyimpan rekod pada peranti dan menyelaraskannya secara automatik sebaik sahaja sambungan pulih.

Langkah 9: Three-Way Matching dan Eksport Perakaunan

Apabila invois pembekal tiba di pejabat kewangan:

1. Bahagian kewangan membuka rekod pesanan dan memasukkan nombor rujukan invois serta jumlah yang dibilkan.
2. Bilaro melaksanakan three-way matching, membandingkan invois dengan harga PO asal dan kuantiti GRN yang disahkan di tapak.
3. Sebarang perbezaan harga atau kuantiti akan dipaparkan secara automatik.
4. Setelah disahkan, bahagian kewangan mengeksport bil yang diluluskan ke dalam fail untuk diimport terus ke dalam SQL Account atau AutoCount, atau sebagai fail CSV generik.
5. Setiap peringkat urus niaga kekal direkodkan dalam jejak audit yang tidak boleh diubah.

Bantuan Sokongan Apabila Anda Memerlukannya

Sekiranya pasukan anda mempunyai sebarang soalan semasa menetapkan atau menggunakan Bilaro:

• Pusat Bantuan dalam aplikasi: Akses panduan pengguna mengikut peranan pada bila-bila masa di bawah menu Help pada papan pemuka.
• Sokongan e-mel: Hubungi pasukan sokongan kami secara terus di support@bilaro.my. Sokongan disediakan dari hari Isnin hingga Jumaat, jam 9:00 pagi hingga 6:00 petang waktu Malaysia.

Adakah pelan percuma disediakan?

Ya. Pelan Percuma merangkumi 1 syarikat dan 2 pengguna, 5 permintaan pembelian sebulan, perbelanjaan bulanan (gaji, sewa, utiliti), wang runcit, dan projek sehingga RM100,000. Tidak perlu kad. Pelan berbayar dibilkan setiap bulan.

Bolehkah saya menjemput kakitangan tapak dan penjaga stor?

Ya. Bilaro menyediakan peranan khusus untuk kakitangan operasi seperti Requester dan Receiver. Mereka hanya melihat projek dan senarai penghantaran yang ditugaskan kepada mereka, memastikan maklumat kewangan syarikat yang sensitif kekal dilindungi.

Adakah Bilaro boleh digunakan pada telefon bimbit?

Ya. Bilaro berfungsi pada mana-mana pelayar web mudah alih tanpa perlu memuat turun aplikasi tambahan. Pemohon boleh membuat pesanan, pelulus boleh menandatangani kelulusan, dan penerima boleh mengambil gambar Delivery Order terus dari telefon bimbit di tapak projek.

Adakah saya masih memerlukan perisian perakaunan saya?

Ya. Bilaro menguruskan operasi perolehan: permintaan, sebut harga, PO, kelulusan, penerimaan barang, dan pengesahan invois. Perisian perakaunan anda kekal sebagai sistem utama untuk lejar am, penggajian, pelaporan cukai, dan penyata kewangan. Bilaro menyediakan fail eksport untuk mengimport bil yang diluluskan terus ke dalam sistem seperti SQL Account dan AutoCount.

Siapakah yang boleh mengeluarkan pesanan pembelian akhir setelah diluluskan?

Pesanan pembelian dikeluarkan oleh pengguna yang memegang peranan Finance atau Admin. Jika syarikat anda menghidupkan peraturan four-eyes, individu yang meluluskan permintaan tidak boleh mengeluarkan PO tersebut.