Mengawal Perbelanjaan Syarikat Apabila Anda Tidak Menjalankan Projek

Minggu terakhir bulan tersebut. Pendingin hawa di pejabat utama tidak lagi berfungsi, lalu kerani pentadbiran menghubungi seorang juruteknik. Dia memberikan sebut harga RM 1,800. Kerani tersebut menghantar mesej kepada pengarah yang berada di tapak klien, dan menerima tanda ibu jari. Pembaikan diselesaikan dan juruteknik dibayar daripada akaun syarikat.

Dua bulan kemudian, akauntan bertanya bayaran RM 1,800 itu untuk apa. Kerani ingat. Pengarah tidak ingat. Tanda ibu jari itu berada di suatu tempat dalam perbualan sembang yang panjang, dan sebut harga pula ada di dalam e-mel seseorang.

Tiada apa yang tidak jujur di sini. Ia hanyalah perbelanjaan yang tidak tergolong dalam mana-mana projek, jadi tiada sistem yang memantaunya. Artikel ini membincangkan kaedah meletakkan perbelanjaan jenis itu di bawah kawalan tanpa menjadikan pejabat anda sarat dengan birokrasi.

Ini pendapat kami, berdasarkan cara syarikat kecil dan sederhana di Malaysia lazimnya beroperasi. Ia bukan berdasarkan tinjauan atau mana-mana laporan khusus.

Mengapa Perbelanjaan Overhed Terlepas daripada Kawalan

Bagi sesuatu projek, perbelanjaan mempunyai tempat asalnya yang tersendiri. Terdapat bajet, pengurus projek, dan klien yang akan mengemukakan soalan. Seseorang bertanggungjawab terhadap setiap ringgit.

Perbelanjaan overhed tidak mempunyai semua itu. Fikirkan tentang:

• Sewa pejabat, utiliti dan internet.
• Pembaikan dan penyelenggaraan.
• Alat tulis, bekalan pantri dan pembersihan.
• Langganan perisian dan peralatan.
• Tuntutan kakitangan dan wang runcit.
• Pembelian sekali sahaja yang tidak dirancang oleh sesiapa.

Tanpa projek, tiada pemilik bajet. Semua orang menganggap ada orang lain yang sedang memantau. Pengarah meluluskan secara sepintas lalu, kerani membuat bayaran kerana bil sudah sampai tempoh, dan akauntan merekodkannya selepas itu. Setiap langkah adalah munasabah. Namun apabila digabungkan, tiada sesiapa yang pernah membuat keputusan, dalam bentuk yang boleh dikesan kemudian hari, bahawa wang tersebut wajar dibelanjakan.

Wang syarikat tetap wang syarikat. Soalan yang sama terpakai seperti dalam sesuatu projek: siapa yang bersetuju, berapa jumlahnya, dan adakah ia memang dijangkakan?

1. Luluskan Sebelum Wang Dikeluarkan

Penambahbaikan yang paling mudah ialah susunan peristiwanya. Permintaan dikemukakan terlebih dahulu. Ia diluluskan. Selepas itu barulah wang dibelanjakan.

Dalam Bilaro, pelulus dinamakan dan bercap masa terhadap permintaan khusus tersebut. Ia bukan sekadar tanda ibu jari dalam sembang. Ia merupakan keputusan yang terikat kepada satu permintaan: pembaikan ini, jumlah ini, pembekal ini.

Bagi pendingin hawa tadi, ini bermakna kerani mengemukakan permintaan bersama sebut harga yang dilampirkan. Pengarah meluluskannya dari mana jua mereka berada. Rekod tersebut memaparkan siapa yang bersetuju dan bilakah masanya.

Langkah ini hanya mengambil masa beberapa minit pada awalnya. Ia mengelakkan perbualan "untuk apa bayaran ini?" pada hujung bulan.

2. Masukkan Wang Runcit ke dalam Sistem yang Sama

Wang runcit ialah tempat jumlah-jumlah kecil terkumpul secara senyap. Kotak wang tunai, buku nota, timbunan resit yang menunggu untuk diisih pada hujung bulan.

Wang runcit turut dikendalikan dalam Bilaro. Tuntutan melalui kelulusan, dan rekod memaparkan siapa yang membelanjakan apa, untuk apa, dan bilakah masanya. Kerani yang membeli kertas pencetak dengan harga RM 60 dan pemandu yang membayar bayaran tempat letak kereta, kedua-duanya dirangkumi oleh rutin mudah yang sama.

Ini bukan bermakna anda tidak mempercayai kakitangan anda. Ia bertujuan menjadikan tuntutan yang jujur mudah disemak dan mudah diluluskan, supaya tiada siapa yang perlu bergantung pada ingatan.

3. Simpan Setiap Permintaan di Satu Tempat

Di kebanyakan pejabat, satu keputusan perbelanjaan berselerak merentasi bebenang WhatsApp, e-mel, borang kertas dan kata-kata lisan "okay lah". Mengumpulkan semua itu kemudian hari memakan masa.

Apabila setiap permintaan berada di satu tempat dengan satu rekod kelulusan, kisahnya menjadi lengkap: permintaan, sebut harga, kelulusan, dan pembayaran. Sekiranya anda pernah cuba mencari siapa yang meluluskan sesuatu yang dipersetujui dalam tiga aplikasi berbeza, anda tahu mengapa perkara ini penting.

Kelulusan juga boleh dilakukan melalui telefon. Perkara ini penting untuk pemilik merangkap pengarah yang jarang berada di meja mereka. Jika kelulusan hanya memerlukan satu ketikan, kelulusan akan berlaku dengan pantas dan kakitangan tidak lagi membayar dahulu dan bertanya kemudian.

4. Simpan Sejarah dalam Rekod Syarikat

Apabila individu yang menguruskan perbelanjaan meninggalkan syarikat, apakah yang tinggal? Selalunya jawapannya ialah apa sahaja yang mereka ingat, atau apa sahaja yang ada dalam komputer riba mereka.

Sejarah perbelanjaan, iaitu permintaan, kelulusan dan pembayaran, sepatutnya menjadi milik syarikat. Dalam Bilaro, ia disimpan dalam rekod syarikat dengan jejak audit, bukan dalam fikiran atau komputer riba seseorang. Kerani pentadbiran yang baharu boleh membaca apa yang berlaku pada tahun lepas. Pengarah boleh menyemak siapa yang meluluskan apa tanpa perlu menelefon sesiapa.

5. Berikan Bajet dan Pemilik kepada Overhed

Punca masalahnya ialah ketiadaan pemilik bajet. Langkah penyelesaiannya adalah dengan menetapkan pemilik untuk overhed.

Dalam Bilaro, perbelanjaan ditandakan mengikut jabatan dan dijejaki berbanding bajet jabatan. Ini berfungsi sama ada melibatkan projek atau tidak. Jadi jabatan pentadbiran boleh mempunyai bajet untuk kos pejabat, dan jabatan operasi boleh mempunyai bajet untuk pembaikan kenderaan. Apabila sesuatu permintaan masuk, semua orang boleh melihat jabatan mana yang memilikinya dan bagaimana keadaan bajet tersebut.

Ketua jabatan kemudiannya mempunyai sesuatu yang menjadi tanggungjawabnya. Selalunya itulah sahaja yang diperlukan supaya overhed mendapat perhatian yang tidak pernah diterimanya sebelum ini.

6. Pastikan Rekod Sedia Audit

Lambat-laun pasti ada pihak yang akan meminta dokumentasi tersebut: akauntan anda, juruaudit, atau pegawai cukai.

Bagi pesanan belian (PO), Bilaro boleh menghimpunkan sejarah permintaan, garis masa kelulusan, resit dan rekod penerimaan barang, pembayaran, serta fail yang dilampirkan seperti invois, pesanan penghantaran (DO) dan slip pembayaran bersama-sama dalam satu berkas. Tujuannya adalah untuk memastikan rekod anda sedia audit, supaya anda tidak perlu menyelongkar folder pada hari anda diminta mengemukakannya.

Bagi menjelaskan perkara ini: ia ialah alat bantuan dokumentasi LHDN, bukan pengganti akauntan anda. Akauntan anda tetap menentukan apa yang betul bagi buku akaun dan cukai anda.

Bagaimana Ini Berfungsi dalam Amalan

Rutin mudah untuk perbelanjaan syarikat tanpa projek:

• Kemukakan sebelum berbelanja. Pembelian kecil sekalipun perlu ada permintaan, dengan sebut harga atau invois dilampirkan.
• Luluskan mengikut jumlah. Tentukan siapa yang boleh meluluskan apa, dan pastikan peraturan tersebut cukup mudah untuk diingati.
• Salurkan wang runcit melalui aliran yang sama. Tuntutan diluluskan, dan setiap satu memaparkan siapa, apa dan bilakah masanya.
• Tandakan mengikut jabatan. Setiap permintaan tergolong dalam sesebuah jabatan, jadi setiap bajet mempunyai pemilik.
• Semak bajet secara berkala. Sebulan sekali, semak setiap jabatan berbanding bajetnya.
• Simpan fail bersama permintaan. Invois, pesanan penghantaran (DO) dan slip pembayaran kekal dilampirkan, bukan tersimpan di dalam laci.

Kami juga sedang membina peringatan berjadual untuk pembayaran berkala seperti sewa dan ansuran pinjaman.

Di Mana Hendak Bermula

Anda tidak perlu memindahkan segala-galanya sekali gus. Pilih satu kategori, seperti pembaikan atau bekalan pejabat, dan jalankannya melalui permintaan dan kelulusan selama sebulan. Seterusnya, masukkan wang runcit. Apabila soalan "untuk apa bayaran ini?" semakin jarang ditanya, amalan tersebut sudah menjadi kebiasaan.

Bilaro dibina tepat untuk tujuan ini: permintaan dikemukakan dan diluluskan sebelum wang dikeluarkan, pelulus yang dinamakan pada setiap keputusan, dan rekod yang disimpan oleh syarikat, sama ada perbelanjaan tersebut melibatkan projek atau tidak.

Untuk melihat cara ini berfungsi, lihat halaman kawalan bajet perolehan Bilaro.

Adakah saya memerlukan projek untuk menggunakan Bilaro?

Tidak. Perbelanjaan boleh ditandakan mengikut jabatan dan dijejaki berbanding bajet jabatan, sama ada melibatkan projek atau tidak. Sekiranya anda menjalankan perniagaan pembinaan atau minyak dan gas, ciri projek turut tersedia. Namun syarikat tanpa sebarang projek tetap boleh menggunakan Bilaro untuk kos pejabat, pembaikan, bekalan dan pembelian harian.

Bolehkah pihak pentadbiran saya membayar perbelanjaan kecil dengan pantas?

Ya. Tuntutan wang runcit melalui kelulusan, dan rekod memaparkan siapa yang membelanjakan apa, untuk apa, dan bilakah masanya. Kelulusan juga boleh dibuat melalui telefon, jadi pengarah yang berada di luar pejabat boleh meluluskan perbelanjaan kecil dalam sekelip mata. Tahap ketegasan peraturan bagi jumlah yang kecil terpulang kepada anda.

Adakah ini menggantikan perisian perakaunan saya?

Tidak. Bilaro mengendalikan apa yang anda beli: permintaan, kelulusan, resit dan rekod pembayaran. Perisian perakaunan anda mengendalikan buku akaun anda. Rekod Bilaro yang dihimpunkan ialah alat bantuan dokumentasi LHDN, bukan pengganti akauntan anda.

Siapa yang dapat melihat apa?

Secara umumnya, pelulus melihat permintaan yang diminta untuk mereka luluskan, dan pemohon melihat permintaan mereka sendiri. Syarikat anda menentukan siapa yang meluluskan apa. Rekod kelulusan bagi setiap permintaan memaparkan siapa yang meluluskannya dan bilakah masanya.

Bagaimana jika pasukan saya terus meluluskan perkara melalui WhatsApp?

Jadikan WhatsApp sebagai tempat berbincang dan Bilaro sebagai tempat membuat keputusan. Mesej ringkas kepada pengarah tidak menjadi masalah. Namun permintaan tetap dikemukakan, dan kelulusan diberikan terhadap permintaan khusus tersebut, supaya keputusan tersebut akhirnya tersimpan dalam rekod syarikat.