Apakah Itu Goods Received Note (GRN)? Maksud, Proses dan Format

Dalam perolehan di Malaysia, Goods Received Note (GRN) atau nota penerimaan barang ialah dokumen dalaman yang disediakan oleh pihak pembeli untuk mengesahkan bahawa barangan telah tiba di stor, gudang atau tapak projek, serta merekodkan keadaan fizikal dan bilangannya yang sebenar. Walaupun pembekal menghantar Delivery Order (DO) bersama penghantaran untuk menyatakan apa yang dikeluarkan, GRN ialah rekod bebas milik pembeli mengenai apa yang telah dipunggah, disemak dan diterima.

Bagi kontraktor dan perusahaan kecil dan sederhana (PKS) di seluruh Malaysia, GRN membezakan antara penghantaran yang belum disahkan dengan penerimaan yang didokumenkan. Di tapak kerja yang sibuk, bahan binaan dan bekalan tiba setiap hari menggunakan lori dan van. Tanpa dokumen dalaman yang mengesahkan apa yang telah diterima, syarikat boleh akhirnya membayar untuk barangan yang rosak, penghantaran yang tidak mencukupi, atau barangan yang sebenarnya tidak pernah sampai.

Siapakah yang Menyediakan Goods Received Note?

GRN disediakan oleh sesiapa yang mengambil milikan fizikal ke atas barangan semasa ketibaan. Di tapak projek, tugas ini biasanya digalas oleh penjaga stor tapak, penyelia tapak atau penerima tapak yang ditetapkan. Di gudang pusat atau bengkel, ia lazimnya dikendalikan oleh pembantu gudang atau kerani inventori.

Pelantikan penerima khusus untuk menyediakan dokumen ini memastikan pengasingan tugas yang sewajarnya. Individu yang membuat permintaan pembelian atau meluluskan pembelian tidak sepatutnya menjadi satu-satunya orang yang mengesahkan penerimaan barangan. Penerima tapak yang bebas memeriksa barangan dapat memberikan pengesahan tanpa berat sebelah bahawa pembekal telah memenuhi syarat dalam pesanan belian (PO).

Apa yang Terkandung dalam Goods Received Note

GRN yang lengkap menyediakan butiran yang diperlukan untuk menyemak setiap item berbanding pesanan belian. Dokumen ini biasanya mengandungi:

• Nombor rujukan dan tarikh GRN: Nombor siri yang unik berserta tarikh dan masa tepat barangan diterima.
• Maklumat pembekal: Nama perniagaan vendor, individu untuk dihubungi, serta butiran kenderaan penghantaran atau pemandu.
• Rujukan pesanan belian: Nombor pesanan belian (PO) yang membenarkan pembelian tersebut, bersama nama projek atau kod kos.
• Rujukan Delivery Order: Nombor Delivery Order (DO) daripada pembekal yang mengiringi penghantaran fizikal.
• Penerangan dan kod item: Keterangan terperinci mengenai bahan, nombor bahagian dan spesifikasi barangan.
• Kuantiti yang dipesan dan diterima: Kuantiti yang tertera pada PO, kuantiti pada DO, serta kuantiti sebenar yang dikira dan diterima di tapak.
• Keadaan dan penolakan: Catatan mengenai pembungkusan yang rosak, barangan cacat atau bahan yang ditolak.
• Butiran penerima: Nama bercetak, jawatan dan tandatangan individu yang memeriksa penghantaran tersebut.

Mengendalikan Penghantaran Separa, Kekurangan dan Barangan Rosak

Penghantaran ke tapak pembinaan jarang sekali tiba dalam keadaan sempurna pada setiap masa. Pembekal mungkin kehabisan stok, membahagikan penghantaran kepada beberapa buah lori, atau mengangkut barangan yang mengalami kerosakan dalam perjalanan. Proses GRN yang jelas mengendalikan isu-isu ini secara teratur.

Apabila pembekal membuat penghantaran separa — contohnya menghantar 300 beg simen daripada PO yang menetapkan 500 beg — GRN merekodkan 300 beg yang diterima ke dalam stor. Ini mengekalkan baki 200 beg sebagai belum selesai pada PO supaya bahagian pembelian boleh menjejak baki tersebut, manakala pihak kewangan hanya membayar untuk apa yang telah tiba.

Bagi kes kekurangan penghantaran di mana DO menyatakan 50 kotak tetapi hanya 45 kotak yang sampai, penerima mesti mencatatkan kekurangan 5 kotak tersebut pada GRN. Jika penerima menandatangani DO tanpa mengira kuantiti, kekurangan itu sukar dipertikaikan kemudian. Begitu juga, apabila barangan tiba dalam keadaan rosak atau tidak menepati spesifikasi, penerima mencatatkan kuantiti yang ditolak pada GRN supaya pembekal boleh menggantikannya atau mengeluarkan nota kredit rasmi.

Bagaimana GRN Berpadanan dengan Three-Way Matching

Goods Received Note berfungsi sebagai dokumen perantara dalam three-way matching (pemadanan tiga hala), iaitu proses semakan yang dilakukan oleh bahagian kewangan sebelum meluluskan bayaran invois vendor:

• Pesanan belian (PO): Mengesahkan apa yang dipesan dan harga unit yang telah dipersetujui.
• Goods Received Note (dan DO): Mengesahkan apa yang benar-benar tiba di tapak dan kuantiti tepat yang diterima.
• Invois vendor: Menyatakan jumlah bayaran yang dituntut oleh pembekal.

Pihak kewangan membandingkan ketiga-tiga rekod ini sebelum membuat pembayaran. Jika kontraktor memesan kayu struktur bernilai RM10,000, tetapi GRN menunjukkan kayu bernilai RM2,000 ditolak di pintu masuk tapak, pihak kewangan menahan bayaran atau menuntut invois yang dipinda. Tanpa GRN, akaun belum bayar terpaksa bergantung pada DO yang tidak disahkan, sekali gus mendedahkan syarikat kepada risiko terlebih bayar untuk barangan yang tidak diterima.

Masalah Penerimaan Biasa di Tapak Kerja Malaysia

Banyak PKS dan kontraktor di Malaysia menghadapi masalah berulang berkaitan penerimaan barangan di tapak:

• Tiada GRN langsung: Hanya bergantung sepenuhnya pada DO pembekal. Salinan tapak sering hilang di kabin tapak, di dalam laci kenderaan, atau rosak akibat hujan dan habuk.
• Menandatangani Delivery Order secara melulu: Kakitangan tapak yang tergesa-gesa melayan pemandu lori sering menurunkan cap syarikat dan menandatangani DO sebelum barang dipunggah, menjadikan pertikaian kekurangan barang kemudian hari amat sukar.
• GRN ditulis lewat beberapa hari: Penjaga stor mengumpulkan slip kertas dan cuba menulis GRN pada hujung bulan berdasarkan ingatan, menyebabkan kesilapan besar berlaku.
• Menyalin kuantiti terus daripada DO: Penerima menyalin angka yang dicetak oleh pembekal terus ke dalam buku tanpa mengira barangan secara fizikal, membawa ralat pembekal masuk ke dalam rekod perakaunan.

Amalan Baik untuk Penerimaan di Tapak

Mewujudkan rutin penerimaan yang konsisten melindungi aliran tunai projek tanpa menambah beban kerja kertas yang rumit:

• Kira dan periksa sebelum menandatangani: Sentiasa semak kuantiti dan keadaan fizikal berbanding DO dan PO sebelum menandatangani dokumen. Jika pemunggahan tertangguh, tandakan DO sebagai belum diperiksa sehingga pengiraan selesai.
• Rekodkan perbezaan serta-merta: Catatkan sebarang kekurangan atau kerosakan pada kedua-dua dokumen DO dan GRN serta-merta, disokong oleh gambar barangan rosak yang diambil di tempat kejadian.
• Pautkan penerimaan dengan pesanan belian: Failkan rekod penerimaan mengikut nombor PO yang aktif supaya pihak pejabat mempunyai keterlihatan penuh ke atas pesanan terbuka dan barangan yang telah diterima.

Menguruskan Penerimaan di Tapak dengan Bilaro

Bilaro menggantikan buku penerimaan kertas dengan aliran kerja berstruktur yang dibina khas untuk kontraktor dan pasukan tapak di Malaysia. Kakitangan tapak yang ditetapkan dengan peranan RECEIVER khusus boleh merekodkan ketibaan barangan terus melalui telefon pintar sebaik sahaja bahan tiba di tapak.

Penerima memasukkan kuantiti yang dikira secara fizikal berbanding pesanan belian dan memuat naik gambar Delivery Order pembekal sebagai bukti penerimaan. Bilaro menjejak perbezaan kuantiti penerimaan, menjadikan penghantaran separa dan kekurangan jelas kelihatan. Bahagian kewangan kemudiannya boleh memadankan invois secara manual dengan rekod penerimaan yang disahkan pada satu jejak audit tanpa putus.

Untuk melihat cara ini berfungsi, lihat halaman perisian nota penerimaan barang Bilaro.

Apakah itu goods received note (GRN)?

Goods Received Note (GRN) ialah dokumen dalaman yang dikeluarkan oleh pihak pembeli untuk mengesahkan bahawa barangan telah tiba, merekodkan kuantiti sebenar yang diterima, dan mencatatkan sebarang barangan yang rosak atau ditolak. Ia berfungsi sebagai bukti rasmi penerimaan daripada pihak pembeli.

Apakah perbezaan antara Delivery Order dengan goods received note?

Delivery Order (DO) dikeluarkan oleh pembekal dan mengiringi barangan untuk menunjukkan apa yang telah dihantar. Goods Received Note (GRN) pula disediakan secara dalaman oleh pembeli untuk merekodkan apa yang disemak, dikira dan diterima di tapak. Walaupun DO yang ditandatangani menjadi bukti penghantaran bagi pembekal, GRN ialah rekod dalaman pembeli yang digunakan untuk mengesahkan invois vendor.

Siapakah yang sepatutnya menyediakan goods received note?

GRN sepatutnya disediakan oleh individu yang memeriksa dan menerima barangan secara fizikal, seperti penjaga stor tapak, penyelia tapak atau penerima yang ditetapkan. Ini memberikan semakan bebas yang berasingan daripada individu yang meluluskan pesanan belian atau yang mengendalikan pembayaran.

Mengapakah goods received note penting untuk three-way matching?

Dalam three-way matching, bahagian kewangan membandingkan pesanan belian, rekod penghantaran dan invois sebelum membuat bayaran. GRN mengesahkan bahawa barangan benar-benar diterima dalam keadaan baik, mengelakkan pihak kewangan daripada membayar untuk barangan yang tidak diterima atau rosak.

Apakah yang perlu dilakukan jika barang yang dihantar rosak atau tidak mencukupi?

Catatkan perbezaan tersebut pada kedua-dua dokumen Delivery Order dan GRN serta-merta. Nyatakan kuantiti sebenar yang hilang atau rosak, ambil gambar, dan maklumkan kepada bahagian pembelian serta kewangan supaya bayaran ditahan sehingga pembekal menggantikan barangan atau mengeluarkan nota kredit.