Dalam perolehan di Malaysia, Delivery Order (DO) ialah dokumen yang dihantar oleh pembekal bersama barangan. Individu yang menerima barangan di tapak menyemak penghantaran dan menandatangani DO untuk mengesahkan apa yang tiba. Salinan yang ditandatangani ialah bukti penghantaran bagi pihak pembeli.
(Istilah ini digunakan secara sedikit berbeza dalam sesetengah industri — contohnya, dalam perkapalan, Delivery Order boleh membawa maksud arahan untuk melepaskan kargo. Artikel ini merangkumi maksud dalam perolehan.)
Apa yang Terkandung dalam Delivery Order
- Nombor dan tarikh DO.
- Butiran pembekal dan pembeli.
- Nombor pesanan belian (PO) yang berkaitan dengannya.
- Alamat penghantaran — biasanya tapak.
- Item dan kuantiti yang dihantar — yang mungkin kurang daripada PO jika pesanan dihantar secara berperingkat.
- Tandatangan, nama dan tarikh penerima — berserta catatan mengenai sebarang kekurangan atau kerosakan.
Bagaimana DO Berpadanan dengan PO dan Invois
Delivery Order ialah dokumen perantara dalam three-way matching (pemadanan tiga hala):
- PO menyatakan apa yang dipesan.
- DO menyatakan apa yang diterima.
- Invois menyatakan apa yang dibilkan oleh pembekal.
Sebelum membuat pembayaran, pihak kewangan menyemak bahawa ketiga-tiga dokumen ini sepadan. Jika DO hilang, tiada bukti bahawa barangan telah sampai — dan pilihannya adalah sama ada menangguhkan bayaran sementara seseorang mencarinya, atau membayar tanpa bukti.
Mengapa Kehilangan DO Merupakan Masalah Sebenar
Di tapak pembinaan, DO ditandatangani di dalam kabin tapak, di atas bonet lori dan dalam hujan. Dokumen ini akhirnya tersimpan di dalam fail pemandu, timbunan laci dan foto pada telefon seseorang. Apabila invois tiba beberapa minggu kemudian, memadankannya dengan penghantaran yang betul menjadi suatu pencarian.
Penyelesaiannya adalah dengan merekodkan penerimaan berdasarkan PO apabila penghantaran berlaku, bukannya pada hujung bulan. Dengan itu, rekod penghantaran sudah pun dipautkan kepada pesanan apabila pihak kewangan memerlukannya.
Bilaro memadankan rekod penghantaran dan pembayaran dengan pesanan belian masing-masing, mengekalkan setiap langkah pada satu jejak audit tanpa putus. Untuk keseluruhan aliran, lihat panduan kami mengenai sistem pesanan belian di Malaysia.
Apakah itu Delivery Order dalam perolehan?
Delivery Order ialah dokumen yang mengiringi barangan daripada pembekal dan ditandatangani oleh penerima untuk mengesahkan apa yang telah dihantar. Ia berfungsi sebagai bukti penghantaran bagi pihak pembeli.
Apakah perbezaan antara Delivery Order dengan invois?
Delivery Order mengesahkan apa yang telah dihantar dan ditandatangani semasa penerimaan. Invois pula merupakan permintaan pembayaran daripada pembekal. Invois sepatutnya disemak dengan Delivery Order dan pesanan belian (PO) sebelum ia dibayar.
Adakah Delivery Order sama seperti goods received note?
Kedua-duanya mempunyai tujuan yang serupa. Delivery Order biasanya dikeluarkan oleh pembekal dan ditandatangani oleh pembeli semasa penerimaan, manakala goods received note (GRN) biasanya disediakan oleh pembeli untuk merekodkan apa yang diterima. Mana-mana satu dokumen boleh digunakan sebagai rekod penghantaran dalam three-way matching.