Kebanyakan PKS di Malaysia sudah pun "mempunyai" sistem pesanan belian. Ia berupa buku PO salinan karbon, templat Word atau Excel, ataupun lajur penomboran dalam spreadsheet yang dikongsi. PO memang dikeluarkan — masalahnya ialah semua perkara di sekelilingnya.

Siapakah yang meminta pembelian ini? Siapakah yang meluluskannya, dan pada nilai berapa? Adakah barangan tersebut benar-benar tiba di tapak? Adakah invois dibayar mengikut PO yang betul? Dalam susunan manual, setiap jawapan itu berada di tempat yang berbeza, dan mencarinya memerlukan panggilan telefon, pencarian gambar serta ingatan seseorang.

Sistem pesanan belian yang betul menghubungkan jawapan-jawapan tersebut.

Perkara yang Sepatutnya Dilakukan oleh Sistem Pesanan Belian

PO merupakan satu langkah dalam satu rantaian. Sistem yang hanya menghasilkan dokumen PO menyelesaikan bahagian yang paling mudah. Sistem yang berguna merangkumi keseluruhan aliran:

  1. Permintaan — seseorang di tapak atau di pejabat meminta sesuatu, berserta kuantiti, sebab dan sebaik-baiknya sebut harga. (Lihat apa itu permintaan pembelian.)
  2. Kelulusan — permintaan diserahkan kepada orang yang tepat, berdasarkan nilai dan jenis pembelian, dan keputusan mereka direkodkan berserta cap masa.
  3. Pesanan belian — permintaan yang diluluskan menjadi PO kepada vendor yang dikenali, lengkap dengan harga, kuantiti dan terma. (Lihat apa itu pesanan belian.)
  4. Penghantaran — barangan atau perkhidmatan diterima dan disemak, biasanya berpandukan Delivery Order (DO).
  5. Penyelesaian bayaran — invois vendor disemak berpandukan PO dan penghantaran sebelum bayaran dibuat. Inilah konsep di sebalik three-way matching (pemadanan tiga hala).

Jika sistem anda — sama ada kertas atau perisian — tidak dapat menunjukkan kelima-lima langkah tersebut sebagai satu rekod yang saling terhubung, ia hanyalah penjana PO, bukannya sistem PO.

Tanda Anda Sudah Melangkaui Buku PO dan Spreadsheet

PO manual boleh berfungsi dengan baik untuk satu tempoh. Berikut ialah tanda-tanda biasa bahawa kaedah ini tidak lagi berkesan:

  • Kelulusan berlaku dalam kumpulan sembang. "Ok teruskan" di WhatsApp menjadi kelulusan, dan tiada siapa yang dapat mencarinya tiga bulan kemudian. (Panduan kami tentang mengalihkan kelulusan daripada WhatsApp menghuraikan perkara ini secara terperinci.)
  • PO tidak dapat dikesan kembali kepada permintaan. PO itu wujud, tetapi tiada siapa yang pasti siapa yang memintanya atau untuk projek mana ia dibuat.
  • Bajet hanya diketahui pada akhir bulan. Menjelang masa spreadsheet dikemas kini, wang tersebut sudah pun terikat.
  • Invois dipadankan berdasarkan ingatan. Pihak kewangan terpaksa mengejar kakitangan tapak untuk mengesahkan sama ada sesuatu barang telah dihantar sebelum membuat bayaran.
  • Butiran vendor ditaip semula setiap kali. Butiran bank, alamat dan maklumat hubungan tersimpan dalam PO lama dan e-mel.
  • Anda mengendalikan lebih daripada satu syarikat. Setiap entiti mempunyai bukunya sendiri, penomborannya sendiri dan amalan kelulusannya yang tersendiri.

Secara berasingan, tiada satu pun daripada perkara ini merupakan satu bencana. Namun apabila digabungkan, ini bermakna syarikat tidak dapat menjawab soalan asas tentang perbelanjaannya sendiri tanpa siasatan manual.

Perkara Paling Penting untuk Pembinaan dan O&G

Alat pembelian umum dibina untuk pembelian pejabat, iaitu pembuat permintaan dan pelulus duduk di bangunan yang sama. Kerja berasaskan tapak adalah berbeza, jadi beberapa perkara menjadi lebih penting:

  • Permintaan dari tapak. Jika mengemukakan permintaan lebih sukar daripada menghantar mesej WhatsApp, pasukan tapak tidak akan menggunakannya.
  • Penghalaan kelulusan mengikut nilai. Pesanan barangan guna habis bernilai RM300 dan sewaan peralatan bernilai RM50,000 tidak sepatutnya melalui laluan yang sama. Penghalaan sepatutnya mengikut matriks kelulusan anda secara automatik — lihat panduan aliran kerja kelulusan PO kami.
  • Satu daftar vendor. PO sepatutnya dihantar kepada vendor yang dikenali yang butirannya disimpan sekali sahaja. Itulah fungsi daftar vendor yang dikongsi.
  • Jejak audit yang terhubung. Setiap langkah sepatutnya bercap masa dan dipautkan, supaya persoalan "siapakah yang meluluskan ini?" hanya mengambil masa beberapa saat. Itulah yang dimaksudkan dengan jejak audit tanpa putus dalam amalan sebenar.
  • Pelbagai syarikat. Syarikat utama, anak syarikat, entiti JV — sebaik-baiknya di bawah satu login, masing-masing dengan hierarki kelulusan tersendiri, seperti Multi-Company Routing.

Bahagian yang Mudah (Jangan Berikan Penekanan Berlebihan)

Setiap sistem PO boleh menomborkan PO, mengisi templat dan menghasilkan PDF. Ciri-ciri tersebut wajar disemak, tetapi ciri itu jarang membezakan sistem yang baik daripada sistem yang lemah. Ujian sebenar ialah kebolehkesanan: bolehkah anda memilih mana-mana bayaran dan menyemaknya ke belakang — invois, penghantaran, PO, kelulusan, permintaan — tanpa perlu bertanya kepada sesiapa?

Bagaimana Bilaro Memenuhi Keperluan Ini

Bilaro ialah perisian perolehan yang dibina untuk PKS pembinaan dan O&G di Malaysia. Permintaan tapak, penghalaan kelulusan berbilang peringkat, pengeluaran PO, daftar vendor dan rekod penyelesaian bayaran diletakkan pada satu jejak audit bercap masa, dan pelan ditetapkan harganya dalam MYR dengan sehingga 10 pengguna bagi setiap syarikat. Lihat halaman harga, atau baca panduan pembeli untuk memilih perisian perolehan di Malaysia kami untuk mendapatkan senarai semak yang tidak memihak kepada mana-mana vendor.

Apakah itu sistem pesanan belian?

Sistem pesanan belian ialah proses — dan kebiasaannya perisian — yang digunakan oleh syarikat untuk meminta, meluluskan, mengeluarkan dan menjejaki pesanan belian. Sistem yang lengkap menghubungkan permintaan, kelulusan, PO, penghantaran dan bayaran, supaya setiap pembelian dapat dikesan dari awal hingga akhir.

Adakah syarikat kecil di Malaysia memerlukan sistem pesanan belian?

Tidak semestinya. Pasukan yang sangat kecil dengan seorang pelulus dan beberapa pembelian sahaja sebulan boleh menguruskannya dengan buku PO serta peraturan kelulusan yang jelas. Sistem menjadi berbaloi apabila pembelian datang dari beberapa tapak, lebih daripada seorang individu meluluskan pembelian, atau anda perlu menunjukkan rekod yang teratur kepada pelanggan, juruaudit atau pemberi pinjaman.

Apakah perbezaan antara sistem pesanan belian dengan perisian perolehan?

Sistem pesanan belian menumpukan kepada pengeluaran dan penjejakan PO. Perisian perolehan biasanya merangkumi aliran yang lebih luas — permintaan, penghalaan kelulusan, pengurusan vendor, bajet dan penyelesaian bayaran — dengan PO sebagai satu langkah dalam rantaian tersebut.

Bolehkah sistem pesanan belian berfungsi dari tapak pembinaan?

Sepatutnya boleh. Bagi pasukan pembinaan dan O&G, ujian paling penting adalah sama ada kakitangan tapak dapat mengemukakan permintaan dengan mudah dari lokasi kerja dijalankan. Jika mereka tidak dapat berbuat demikian, permintaan akan kembali kepada panggilan telefon dan kumpulan sembang, dan sistem tersebut hanya merekodkan sebahagian daripada cerita.