Apakah Itu Bilaro? Perisian Perolehan yang Dibina untuk Kontraktor Malaysia

Tanyalah mana-mana penyelia tapak bagaimana sesuatu pembelian diluluskan dan anda akan mendengar versi cerita yang sama. Mesej WhatsApp berserta gambar sebut harga. Spreadsheet yang dikemas kini setiap hari Jumaat. PO yang ditaip dalam Word, dicetak, ditandatangani dan diimbas. Dokumen Delivery Order (DO) yang ditinggalkan di atas papan pemuka lori. Tiga minggu kemudian, bahagian kewangan terkial-kial memadankan invois dengan semua dokumen itu.

Tiada satu pun daripada alat ini yang salah jika berdiri sendiri. Masalahnya ialah urusan pembelian berada di lima tempat berbeza pada satu masa, dan tiada siapa dapat melihat keseluruhan prosesnya.

Bilaro ialah perisian perolehan yang dibina untuk menyelesaikan masalah tersebut, khusus bagi kontraktor dan syarikat perindustrian di Malaysia.

Fungsi Bilaro

Bilaro mengikuti urusan pembelian dari saat seseorang memerlukan sesuatu barang sehinggalah ia tiba di tapak dan dibayar. Setiap langkah dibina berasaskan langkah sebelumnya, dalam satu rekod tunggal:

1. Permintaan pembelian. Kakitangan tapak atau pejabat menyatakan keperluan mereka, kuantiti dan masa ia diperlukan.
2. Sebut harga (RFQ). Pembeli meminta harga daripada vendor dan membandingkan jawapan bersebelahan.
3. Pesanan pembelian (PO). Sebut harga yang dipilih menjadi PO pada kepala surat syarikat anda, sedia untuk dihantar.
4. Kelulusan. PO disalurkan kepada pihak yang betul berdasarkan peranan dan had kelulusan syarikat anda.
5. Penerimaan barang atau perkhidmatan. Apabila penghantaran tiba atau kerja disiapkan, kakitangan di tapak merekodkannya melalui nota penerimaan barang (GRN) atau nota penerimaan perkhidmatan (SRN).
6. Pemadanan invois. PO, barang yang diterima dan invois vendor disemak antara satu sama lain sebelum sebarang pembayaran dibuat.

Oleh kerana ia merupakan satu rekod yang bersambung, sesiapa yang mempunyai akses boleh membuka PO dan melihat dari mana ia bermula, siapa yang meluluskannya, apa yang telah sampai dan apa yang masih belum selesai. Setiap langkah disimpan dalam jejak audit.

Kelulusan yang Menepati Cara Syarikat Anda Bekerja

Kebanyakan syarikat sudah mempunyai peraturan tentang siapa yang boleh meluluskan apa, walaupun peraturan itu hanya wujud dalam ingatan pekerja. Bilaro memasukkan peraturan utama tersebut ke dalam sistem. Pengguna diberikan peranan, seperti pemohon, pembeli, pelulus, kewangan atau penerima, dan setiap peranan hanya melihat serta melakukan apa yang dibenarkan. Satu had kelulusan peringkat syarikat menentukan bila seorang Pengarah perlu meluluskan selain Pengurus.

Peranan penerima lebih penting daripada apa yang disangka. Individu yang menandatangani penerimaan barang di tapak lazimnya bukan orang yang membuat pesanan. Memberikan mereka peranan tersendiri memastikan nota penerimaan barang datang daripada individu yang benar-benar melihat lori tiba.

Kelulusan berfungsi pada telefon bimbit. Pengurus projek di tapak boleh menyemak dan meluluskan PO antara sesi pemeriksaan tanpa perlu menunggu sehingga mereka kembali ke meja pejabat.

Daftar Vendor yang Boleh Dipercayai

Bilaro menyimpan maklumat vendor anda dalam satu daftar vendor: butiran perhubungan, nombor pendaftaran perniagaan, kod MSIC dan dokumen yang disimpan untuk setiap pembekal. Anda boleh mengimport senarai vendor sedia ada secara pukal tanpa perlu menaipnya semula satu demi satu.

Kontrak dengan vendor disertakan tarikh tamat tempoh, dan Bilaro memberikan peringatan sebelum kontrak luput. Dengan itu, pembekal terpantas yang boleh dihubungi ketika kecemasan juga merupakan pembekal yang telah disemak.

Dibina untuk Perniagaan Malaysia

Bilaro dibina berasaskan cara urusan pembelian dijalankan di sini:

• Ringgit dan SST. Nilai dikira dalam RM dan SST dikira pada PO.
• e-Invois pada bahagian pembelian. Apabila vendor anda menghantar e-Invois LHDN, Bilaro merekodkan rujukan e-Invois tersebut dan memadankannya dengan PO serta barang yang diterima. Pengeluaran e-Invois kepada pelanggan anda sendiri kekal diuruskan oleh perisian perakaunan anda.
• Pelbagai syarikat, satu log masuk. Kumpulan perniagaan yang mengendalikan lebih daripada satu entiti boleh menguruskan setiap satu secara berasingan di bawah satu akaun dengan Multi-Company Routing, pada pelan yang menyertakannya.
• Log masuk mengikut cara sedia ada pasukan anda. Log masuk Microsoft 365 dan Google disokong, serta passkey.

Bilaro dan Perisian Perakaunan Anda

Satu soalan lazim ialah sama ada Bilaro menggantikan SQL Account, AutoCount atau alat yang serupa. Ia tidak menggantikannya, dan tidak bertujuan berbuat demikian.

Bilaro menguruskan apa yang anda beli. Perisian perakaunan menguruskan rekod lejar anda. Bilaro membekalkan bahagian kewangan dengan rekod yang bersih, diluluskan dan dipadankan bagi setiap pembelian, dan perisian perakaunan mengambil alih dari peringkat itu.

Sasaran Pengguna Bilaro

Bilaro sesuai untuk syarikat di mana urusan pembelian berlaku di luar pejabat dan lebih daripada seorang mengendalikan setiap pesanan:

• Kontraktor yang mengendalikan beberapa tapak serentak.
• Syarikat perkhidmatan minyak dan gas (O&G) serta perindustrian dengan pasukan di lapangan.
• Perniagaan berkembang yang tidak lagi sesuai bergantung pada WhatsApp dan spreadsheet tetapi tidak mahukan sistem ERP penuh.

Sekiranya pasukan anda sering bergelut untuk menjawab "adakah barang ini sudah dipesan?" atau "adakah barang ini sebenarnya sudah sampai?", Bilaro dibina untuk anda.

Bermula

Anda boleh mulakan dengan Pelan Percuma bersama pasukan dan pembelian sebenar anda, tidak perlu kad. Lihat halaman harga untuk pelan semasa.

Adakah Bilaro sebuah sistem perakaunan?

Tidak. Bilaro merangkumi perolehan: permintaan, sebut harga, pesanan pembelian, kelulusan, penerimaan barang dan pemadanan invois. Ia berfungsi bersebelahan perisian perakaunan anda dan bukannya menggantikannya.

Bolehkah pelulus menggunakan Bilaro pada telefon bimbit mereka?

Ya. Bilaro berfungsi pada pelayar telefon bimbit, membolehkan pelulus menyemak dan meluluskan pesanan pembelian terus dari tapak kerja.

Adakah Bilaro mengendalikan e-Invois LHDN?

Pada bahagian pembelian, ya: Bilaro merekodkan rujukan e-Invois yang dihantar oleh vendor anda dan memadankannya dengan PO serta barang yang diterima. Pengeluaran e-Invois kepada pelanggan anda sendiri kekal diuruskan oleh perisian perakaunan anda.

Bolehkah kami menguruskan lebih daripada satu syarikat?

Ya, pada pelan yang menyertakan sokongan berbilang syarikat. Data setiap syarikat diasingkan sepenuhnya.