Apakah Matriks Kelulusan? Penerangan Had Kelulusan Pembelian

Matriks kelulusan ialah jadual yang menetapkan siapa yang dibenarkan meluluskan pembelian tertentu. Ia biasanya memetakan peranan (pengurus tapak, pengurus projek, pengarah) mengikut julat nilai, dan kadangkala mengikut kategori pembelian atau projek.

Ia sering kali menjadi sebahagian daripada penurunan kuasa (DOA) sesebuah syarikat — dasar yang lebih luas mengenai siapa yang boleh mengikat syarikat kepada perbelanjaan, kontrak dan pembayaran.

Rupa Bentuk Matriks Kelulusan

Contoh mudah:

Julat nilai ditetapkan oleh setiap syarikat — tiada jumlah standard. Banyak matriks menambah peraturan tambahan, seperti:

• Peraturan kategori — sewaan peralatan atau subkontrak sentiasa memerlukan pengurus projek.
• Peraturan projek — PM bagi setiap projek meluluskan pembelian untuk projek tersebut.
• Peraturan belanjawan — apa-apa yang melebihi baki belanjawan dinaikkan satu peringkat.

Cara Membinanya

1. Senaraikan pelulus anda mengikut peranan, bukan mengikut nama, supaya matriks kekal berkesan walaupun berlaku pertukaran kakitangan.
2. Tetapkan tiga atau empat julat nilai berdasarkan pembelian biasa anda.
3. Tambah peraturan kategori atau projek hanya apabila ia menangani masalah sebenar.
4. Tetapkan laluan pantas untuk pembelian mendesak supaya tidak ada yang memintas matriks.
5. Masukkan matriks ke dalam sistem pembelian anda, supaya permintaan dihalakan mengikut matriks secara automatik.

Panduan aliran kerja kelulusan PO kami menerangkan setiap langkah dengan lebih terperinci.

Mengapa Ia Penting

Tanpa matriks kelulusan, kuasa kelulusan bergantung pada siapa yang kebetulan ada. Sekiranya ada matriks tetapi tidak dikuatkuasakan, ia bergantung pada sama ada orang mengingatinya atau tidak. Dalam kedua-dua keadaan, syarikat tidak dapat membuktikan bahawa setiap pembelian telah diluluskan oleh individu yang mempunyai kuasa untuk meluluskannya.

Dalam Bilaro, permintaan dihalakan kepada pelulus yang betul secara automatik — mengikut nilai dan peranan — dan setiap keputusan direkodkan berserta cap masa pada jejak audit tanpa putus. Syarikat yang mengendalikan beberapa entiti boleh menetapkan hierarki kelulusan berasingan bagi setiap entiti melalui Multi-Company Routing.

Apakah matriks kelulusan?

Matriks kelulusan ialah jadual yang mentakrifkan siapa yang boleh meluluskan pembelian atau transaksi tertentu, biasanya berdasarkan nilai dan kadangkala mengikut kategori atau projek.

Apakah perbezaan antara matriks kelulusan dengan penurunan kuasa?

Penurunan kuasa (DOA) ialah dasar yang lebih luas mengenai siapa yang boleh mengikat syarikat kepada perbelanjaan, kontrak dan pembayaran. Matriks kelulusan pula ialah jadual praktikal yang menggunakan dasar tersebut bagi transaksi tertentu seperti pembelian.

Berapakah peringkat yang patut ada pada matriks kelulusan?

Kebanyakan PKS memadai dengan tiga atau empat julat nilai. Peringkat yang lebih banyak cenderung melambatkan urusan pembelian tanpa memberi banyak kawalan tambahan.