Pesanan belian (PO) ialah dokumen yang dihantar oleh pembeli kepada vendor untuk mengesahkan pesanan bagi barangan atau perkhidmatan tertentu, pada harga yang dipersetujui dan mengikut terma yang dipersetujui. Sebaik sahaja vendor menerimanya, PO menjadi rujukan yang digunakan oleh kedua-dua pihak untuk penghantaran, invois dan pembayaran.
Kedudukan PO
PO berada di tengah-tengah proses perolehan:
- Permintaan pembelian — permintaan dalaman untuk membeli.
- Kelulusan — permintaan diluluskan mengikut matriks kelulusan syarikat.
- Pesanan belian — permintaan yang diluluskan dikeluarkan kepada vendor.
- Penghantaran — barangan tiba, biasanya bersama Delivery Order (DO).
- Invois dan pembayaran — invois disemak dengan PO dan penghantaran (three-way matching) sebelum pembayaran.
Kandungan Pesanan Belian
- Nombor PO — rujukan unik, digunakan pada Delivery Order (DO) dan invois.
- Tarikh pengeluaran.
- Butiran pembeli dan vendor — nama syarikat, alamat dan maklumat untuk dihubungi.
- Item — perihalan, kuantiti, unit dan harga seunit bagi setiap baris.
- Nilai keseluruhan — dan apa-apa cukai atau caj yang dikenakan.
- Butiran penghantaran — alamat tapak, tarikh yang diperlukan dan sebarang arahan penghantaran.
- Terma — terma pembayaran dan apa-apa syarat lain.
- Rujukan — sebaik-baiknya, projek dan permintaan asalnya.
Mengapa PO Penting
Tanpa PO, sukar untuk membuktikan apa yang telah dipersetujui. Pertikaian tentang harga, kuantiti atau penghantaran hanya bergantung pada mesej dan ingatan. Dengan adanya PO, pembeli mempunyai rekod yang jelas tentang apa yang dipesan, dan pihak kewangan mempunyai rujukan untuk menyemak invois.
Di PO jugalah banyak jejak audit terputus. PO yang tidak dapat dipautkan kembali kepada permintaan yang diluluskan — atau ke hadapan kepada penghantaran dan pembayaran — menjawab apa yang dipesan, tetapi bukan siapa yang meluluskannya atau sama ada ia telah diterima.
Dalam Bilaro, permintaan yang diluluskan menjadi PO berstruktur yang dikeluarkan kepada vendor daripada daftar vendor yang dikongsi, dan setiap PO kekal dipautkan kepada permintaan, kelulusan dan penyelesaian bayarannya dalam satu jejak audit. Lihat bagaimana sistem pesanan belian yang lengkap berfungsi dari awal hingga akhir.
Apakah pesanan belian?
Pesanan belian ialah dokumen yang dihantar oleh pembeli kepada vendor untuk mengesahkan pesanan bagi barangan atau perkhidmatan tertentu, pada harga dan terma yang dipersetujui. Dokumen ini menjadi rujukan untuk penghantaran, invois dan pembayaran.
Adakah pesanan belian sama dengan invois?
Tidak. Pembeli mengeluarkan pesanan belian sebelum barangan dibekalkan. Vendor mengeluarkan invois selepas itu untuk meminta pembayaran. Invois sepatutnya disemak dengan PO sebelum dibayar.
Siapakah yang meluluskan pesanan belian?
Ia bergantung pada peraturan kelulusan syarikat. Kebiasaannya, pelulus ditentukan oleh nilai pembelian dan kadangkala mengikut kategori atau projek — contohnya, pengurus projek bagi pembelian bernilai sederhana dan pengarah bagi pembelian yang besar.