Kawalan Bajet Perolehan untuk Pasukan Pembinaan & Minyak & Gas Malaysia
Tetapkan bajet jabatan, lihat perbelanjaan yang dikomitkan apabila permintaan dibuat, dan hentikan atau tandakan permintaan yang akan melebihi bajet.
Biasa Dengar?
Kebanyakan bajet masih berada dalam spreadsheet yang terabai sementara pasukan tapak memesan apa yang mereka perlukan. Inilah masalah yang paling kerap kami dengar.
Bajet terperangkap dalam spreadsheet
Bajet berada dalam spreadsheet yang tidak dikemas kini oleh sesiapa sebaik sahaja kerja harian projek bermula.
Lebihan perbelanjaan dikesan pada hujung bulan
Anda hanya menyedari bahawa sesebuah jabatan telah berbelanja lebih apabila akaun hujung bulan disusun.
Perbelanjaan komited kekal tidak kelihatan
Perbelanjaan yang dikomitkan kekal tidak kelihatan sehingga invois pembekal tiba di pejabat.
Meluluskan tanpa keterlihatan bajet
Pelulus meluluskan permintaan pembelian tanpa mengetahui berapa banyak bajet yang tinggal.
Projek memakan dana bersama
Satu projek berbelanja lebih secara senyap-senyap dan memakan wang yang diperuntukkan untuk kerja lain.
Memesan dahulu, menyemak kemudian
Pasukan tapak memesan bahan terlebih dahulu dan bertanya tentang ketersediaan bajet kemudian.
Pertikaian antara tapak dan kewangan
Pihak kewangan dan penyelia tapak bertikai tentang apa yang telah dikomitkan dan apa yang telah dibelanjakan.
Mengejar laporan untuk pihak pengurusan
Pihak pengurusan mahukan gambaran perbelanjaan bulanan atau tahunan tanpa perlu mengejar kakitangan untuk mendapatkan laporan.
Bagaimana Bilaro Menyelesaikannya
Setiap masalah di atas mempunyai penyelesaian yang sepadan dalam Bilaro, supaya perbelanjaan dijejak berbanding bajet jabatan dan nilai kontrak projek.
Bajet mengikut jabatan, bulanan atau tahunan
Tetapkan had perbelanjaan mengikut jabatan secara bulanan atau tahunan. Pentadbir menguruskan had bajet untuk memastikan kawalan kekal konsisten.
Perbelanjaan komited dikira apabila permintaan dibuat
Perbelanjaan komited mengira setiap permintaan yang tidak ditolak, dibatalkan atau masih dalam draf, supaya anda mengetahui kedudukan anda sebelum invois tiba.
Diperuntukkan, dikomitkan dan baki pada satu skrin
Jejaki bajet yang diperuntukkan, perbelanjaan komited, baki dana dan peratusan yang digunakan pada satu skrin, lengkap dengan carta perbelanjaan berbanding peruntukan.
Dasar bajet Standard, Strict atau Flexible
Dasar Standard menolak permintaan yang melebihi bajet semasa dibuat dan memberi amaran kepada pelulus. Dasar Strict menolak semasa dibuat dan pada setiap langkah kelulusan. Dasar Flexible membenarkan permintaan diteruskan dengan amaran.
Perbelanjaan projek disemak berbanding nilai kontrak
Perbelanjaan untuk sesuatu projek juga disemak berbanding nilai kontrak projek tersebut, di bawah dasar yang sama.
Kelulusan dipautkan kepada jejak audit
Setiap permintaan pembelian tetap melalui kelulusan pembelian oleh peranan yang ditetapkan dan kekal direkodkan dalam jejak audit.
Cara Ia Berfungsi
Tetapkan bajet
Pentadbir menetapkan peruntukan jabatan secara bulanan atau tahunan, atau menetapkan nilai kontrak untuk sesuatu projek.
Kemukakan permintaan
Pasukan membuat permintaan pembelian yang ditagkan kepada jabatan atau projek.
Semak mengikut dasar anda
Bilaro menyemak permintaan berbanding baki dana menggunakan dasar anda: Standard, Strict atau Flexible.
Luluskan dengan baki yang ada
Pelulus diberi amaran apabila sesuatu permintaan akan menyebabkan jabatan atau projek melebihi bajet.
Dibina untuk Pasukan Malaysia
- RM dan SST pada PO.
- Berfungsi seiring dengan perisian perakaunan anda, seperti SQL Account dan AutoCount, bukannya menggantikannya.
- Log masuk Microsoft 365 dan Google.
- Uruskan beberapa syarikat di bawah satu log masuk pada pelan yang menyertakannya.
- A daftar vendor untuk mengeluarkan PO.
Bacaan Berkaitan
Perisian kelulusan pembelian
Halakan setiap permintaan pembelian kepada pelulus yang betul sebelum pesanan dibuat.
Baca tentang perisian kelulusan →Sistem pesanan belian
Buat, luluskan dan jejak pesanan belian di satu tempat dengan kepala surat anda.
Baca tentang pesanan belian →Kawalan pembelian: perisian vs manual
Bagaimana aliran kerja digital menguatkuasakan had kelulusan dan semakan bajet.
Baca artikel →Perbelanjaan syarikat tanpa projek
Menerapkan kelulusan dan bajet jabatan untuk perbelanjaan overhed harian.
Baca artikel →Soalan Lazim
Ia adalah perisian yang menetapkan had perbelanjaan mengikut jabatan atau projek, menjejaki perbelanjaan yang dikomitkan apabila permintaan dibuat, dan menandakan atau menyekat pembelian yang akan melebihi peruntukan.
Ya. Bajet jabatan boleh ditetapkan secara bulanan atau tahunan, dan pentadbir menguruskan tetapan bajet tersebut.
Ia bergantung pada dasar yang dipilih oleh syarikat anda. Di bawah dasar Standard, permintaan yang akan melebihi bajet akan ditolak semasa dibuat, dan pelulus akan diberi amaran. Di bawah dasar Strict, ia ditolak semasa dibuat dan pada setiap langkah kelulusan. Di bawah dasar Flexible, permintaan tidak pernah ditolak, tetapi pemohon dan pelulus akan melihat amaran.
Ya. Perbelanjaan untuk sesuatu projek juga disemak berbanding nilai kontrak projek tersebut.
Ya. Pelan Percuma merangkumi 5 permintaan pembelian sebulan, perbelanjaan bulanan (gaji, sewa dan utiliti), wang runcit dan projek sehingga RM100,000, untuk 2 pengguna dalam 1 syarikat. Tidak perlu kad.
Pastikan setiap pembelian kekal dalam bajetnya.
Pelan Percuma untuk 2 pengguna. Tidak perlu kad.