Three-way matching (pemadanan tiga hala) ialah semakan yang dilakukan sebelum membayar vendor. Ia membandingkan tiga dokumen:
- Pesanan belian (PO) — apa yang dipesan, pada harga berapa.
- Rekod penghantaran — apa yang sebenarnya diterima, biasanya Delivery Order (DO) yang ditandatangani atau goods received note (GRN).
- Invois vendor — apa yang diminta oleh vendor untuk dibayar.
Jika ketiga-tiga dokumen sepadan dari segi item, kuantiti dan harga, invois diluluskan untuk pembayaran. Jika tidak, perbezaannya akan disiasat terlebih dahulu.
Perkara yang Dikesan
- Pengebilan untuk barang yang tidak dihantar — invois menunjukkan 100 unit, Delivery Order (DO) menunjukkan 80.
- Perbezaan harga — harga invois lebih tinggi daripada harga PO.
- Item yang tidak dipesan — baris tambahan pada invois tanpa PO yang menyokongnya.
- Invois pendua — penghantaran yang sama dibilkan dua kali.
Two-way matching (PO berbanding invois sahaja) mengesan ralat harga dan pesanan, tetapi bukan sama ada barang telah sampai. Dokumen ketiga — rekod penghantaran — ialah dokumen yang membuktikan penerimaan.
Mengapa Ia Sukar di Tapak Pembinaan
Di atas kertas, three-way matching adalah mudah. Hakikatnya, ketiga-tiga dokumen ini sering berada di tiga tempat berbeza: PO di pejabat, Delivery Order (DO) di kabin tapak atau lori, dan invois di dalam peti masuk bahagian kewangan. Memadankannya bermakna perlu mengejar kakitangan tapak untuk mendapatkan DO yang ditandatangani, sering kali beberapa minggu selepas penghantaran.
Itulah sebabnya pemadanan bermula jauh sebelum invois tiba. Jika setiap PO dipautkan kepada permintaan dan kelulusannya, serta penghantaran direkodkan berbanding PO apabila ia berlaku, semakan pada waktu pembayaran menjadi sekadar carian, bukannya siasatan.
Bilaro memastikan rekod penghantaran dan pembayaran kekal dipadankan dengan pesanan belian (PO) masing-masing, dengan setiap langkah dipautkan pada satu jejak audit tanpa putus. Untuk aliran penuh, lihat panduan kami mengenai sistem pesanan belian.
Apakah three-way matching dalam perolehan?
Three-way matching ialah proses menyemak invois vendor berbanding pesanan belian (PO) dan rekod penghantaran sebelum pembayaran dibuat, bagi mengesahkan bahawa apa yang dibayar telah dipesan, diterima dan dibilkan pada harga yang dipersetujui.
Apakah tiga dokumen dalam three-way match?
Pesanan belian (PO), rekod penghantaran (seperti Delivery Order (DO) atau goods received note (GRN)), dan invois vendor.
Apakah perbezaan antara two-way matching dan three-way matching?
Two-way matching hanya membandingkan pesanan belian (PO) dan invois. Three-way matching pula menambah rekod penghantaran, sekali gus mengesahkan bahawa barang atau perkhidmatan benar-benar telah diterima.