Kebanyakan syarikat mempunyai peraturan kelulusan. Tidak banyak yang mempunyai peraturan kelulusan yang benar-benar dipatuhi.
Corak biasa: seorang pengarah menetapkan had — pengurus tapak sehingga jumlah tertentu, pengurus projek melebihi jumlah tersebut, pengarah untuk apa-apa yang lebih besar. Semua orang bersetuju. Kemudian tapak memerlukan sesuatu secara mendesak, PM berada di tapak lain, dan pembelian diteruskan melalui panggilan telefon. Selepas beberapa bulan, peraturan tersebut kebanyakannya hanya wujud di atas kertas.
Aliran kerja kelulusan PO ialah cara anda mengubah peraturan tersebut menjadi sesuatu yang benar-benar dipatuhi.
Apakah Itu Aliran Kerja Kelulusan PO
Aliran kerja kelulusan PO mentakrifkan tiga perkara:
- Siapa yang meluluskan — peranan mana yang boleh meluluskan pembelian tertentu.
- Mengikut urutan apa — sama ada kelulusan berlaku satu demi satu (pengurus tapak, kemudian PM, kemudian pengarah) atau pada satu peringkat berdasarkan nilai.
- Perkara yang direkodkan — siapa yang meluluskan, bila, pada nilai berapa, dan bagi permintaan yang mana.
Peraturan itu sendiri biasanya ditulis sebagai matriks kelulusan: jadual peranan berbanding julat nilai dan kategori pembelian.
Langkah 1: Tetapkan Peringkat Nilai
Mulakan secara mudah. Tiga atau empat peringkat sudah memadai untuk kebanyakan PKS. Sebagai contoh:
| Peringkat | Contoh julat nilai | Contoh pelulus |
|---|---|---|
| 1 | Barangan guna habis kecil | Penyelia tapak atau pengurus tapak |
| 2 | Bahan dan sewaan bernilai sederhana | Pengurus projek |
| 3 | Pembelian besar | Pengarah |
| 4 | Sangat besar atau di luar bajet | Pengarah bersama bahagian kewangan |
Jumlah sebenar bergantung pada saiz, margin dan pembelian biasa syarikat anda — tiada angka piawai. Satu ujian yang berguna: kebanyakan pembelian harian di tapak sepatutnya berada dalam peringkat pertama, dan peringkat teratas sepatutnya cukup jarang berlaku sehingga pelulus benar-benar membaca setiap permintaan.
Langkah 2: Tambah Peraturan Kategori dan Projek (Hanya Jika Diperlukan)
Nilai sahaja tidak merangkumi segala-galanya. Penambahan yang biasa dibuat:
- Peraturan kategori — contohnya, sewaan peralatan atau kerja subkontrak sentiasa diserahkan kepada PM tanpa mengira nilai, kerana ia memberi kesan kepada jadual kerja.
- Peraturan projek — pembelian bagi projek tertentu diserahkan kepada PM projek tersebut, bukan sesiapa sahaja yang berkelapangan.
- Peraturan bajet — apa-apa yang melebihi baki item bajet memerlukan pelulus yang lebih tinggi.
Tambah peraturan ini dengan berhati-hati. Setiap peraturan tambahan merupakan satu lagi ruang untuk sesuatu permintaan tersekat. Jika sesuatu peraturan tidak menangani masalah sebenar, abaikan sahaja.
Langkah 3: Tentukan Perkara yang Disemak oleh Pelulus
Sesuatu kelulusan hanya berguna jika pelulus menyemak sesuatu. Empat soalan ini merangkumi kebanyakan pembelian:
- Bajet — adakah masih ada baki bajet untuk item ini?
- Vendor — adakah ini vendor yang dikenali dan diluluskan daripada daftar vendor?
- Kuantiti — adakah kuantiti sepadan dengan skop kerja?
- Harga — adakah harganya selaras dengan pembelian setara yang terakhir?
(Panduan kami tentang asas kelulusan PO merangkumi perkara ini dengan lebih terperinci.)
Langkah 4: Rancang untuk Pembelian Mendesak
Pembelian mendesak adalah punca kebanyakan aliran kerja kelulusan gagal. Jika proses rasmi terlalu lambat untuk kerosakan di tapak, orang ramai akan memintasnya — dan tindakan memintas tersebut tidak akan direkodkan.
Lebih baik mereka bentuk laluan pantas dengan sengaja:
- Individu yang dinamakan yang boleh meluluskan permintaan mendesak dengan cepat, terus dari telefon mereka.
- Permintaan tetap dikemukakan dan direkodkan, walaupun kelulusan diterima beberapa minit kemudian.
- Pembelian mendesak disemak selepas itu, supaya laluan pantas tidak menjadi laluan biasa.
Matlamatnya bukan untuk melambatkan kerja yang mendesak. Ia bertujuan memastikan rekod tetap wujud walaupun pembelian berlaku dengan pantas.
Langkah 5: Pastikan Sistem Menguatkuasakannya
Langkah yang paling penting. Jika aliran kerja bergantung pada orang mengingati peraturannya, ia akan dilangkau apabila berada di bawah tekanan. Penghalaan sepatutnya berlaku secara automatik: permintaan dikemukakan, sistem menyemak nilai dan kategori, lalu ia dihantar kepada pelulus yang betul — lengkap dengan rekod keputusan yang bercap masa.
Itulah perbezaan antara dasar kelulusan dengan aliran kerja kelulusan.
Bagaimana Bilaro Membantu
Bilaro menghalakan permintaan kepada pelulus yang betul secara automatik, mengikut nilai dan peranan, dengan kelulusan digital bercap masa pada setiap peringkat. Permintaan yang diluluskan menjadi pesanan belian (PO), dan setiap langkah kekal dipautkan dalam satu jejak audit tanpa putus. Jika anda mengendalikan lebih daripada satu syarikat, setiap syarikat boleh mempunyai hierarki kelulusan tersendiri di bawah satu login dengan Multi-Company Routing. Lihat halaman harga untuk pelan dalam MYR.
Apakah itu aliran kerja kelulusan PO?
Aliran kerja kelulusan PO ialah set peraturan yang menentukan siapa yang meluluskan setiap pesanan belian (PO), mengikut urutan apa, dan perkara yang direkodkan. Ia biasanya menggabungkan peringkat nilai dengan peraturan kategori atau projek, dan sebaik-baiknya dikuatkuasakan secara automatik oleh perisian dan bukannya bergantung pada ingatan.
Berapakah tahap kelulusan yang patut dimiliki oleh PKS?
Kebanyakan PKS mampu menguruskannya dengan baik menggunakan tiga atau empat peringkat nilai. Tahap yang lebih banyak akan melambatkan urusan pembelian tanpa memberi kawalan tambahan yang ketara. Mulakan secara mudah, dan tambah peringkat atau peraturan hanya apabila ia dapat menangani masalah sebenar.
Apakah perbezaan antara aliran kerja kelulusan dengan matriks kelulusan?
Matriks kelulusan ialah jadual peraturan — peranan mana yang boleh meluluskan nilai dan kategori tertentu. Aliran kerja kelulusan pula ialah cara peraturan tersebut diterapkan pada setiap pembelian: cara permintaan dihalakan, mengikut urutan apa, dan cara keputusan direkodkan.
Bagaimanakah pembelian mendesak sepatutnya diluluskan?
Sediakan laluan pantas yang jelas untuk pembelian mendesak: pelulus dinamakan yang boleh bertindak balas dengan pantas, dengan permintaan tetap direkodkan sebelum atau semasa pembelian dilakukan. Semak pembelian mendesak selepas itu supaya laluan pantas tidak menggantikan proses biasa.