Cari "perisian perolehan" dan anda akan menemui dua jenis produk. Satu ialah sut perusahaan yang dibina untuk syarikat multinasional, dengan projek pelaksanaan yang panjang dan harga yang sepadan. Satu lagi ialah alat pembelian umum yang direka untuk bekalan pejabat dan langganan SaaS, iaitu pembeli dan pelulus berada di bangunan yang sama.

Kedua-duanya tidak begitu sesuai untuk PKS pembinaan atau O&G Malaysia. Permintaan anda bermula di tapak, bukan di meja pejabat. Kelulusan bergantung pada nilai, kategori, dan kadangkala projek. Bahan dibeli berdasarkan baris BQ, dan seorang pengarah mungkin meluluskan pembelian untuk beberapa buah syarikat serentak.

Meja pejabat tapak dengan komputer riba yang memaparkan dashboard perolehan, senarai semak bertanda, topi keselamatan dan lukisan pelan bergulung, dengan tapak pembinaan serta kren di luar tingkap

Panduan ini merupakan cara praktikal untuk menilai perisian perolehan bagi realiti tersebut — perkara yang perlu disemak, soalan yang perlu ditanya, dan cara mengujinya sebelum anda membuat komitmen.

Langkah 1: Tulis Proses Semasa Anda Terlebih Dahulu

Sebelum membandingkan mana-mana produk, petakan cara sesuatu pembelian benar-benar bergerak melalui syarikat anda hari ini:

  1. Permintaan — siapa yang mengemukakannya, dari mana (tapak, stor, pejabat), dan bagaimana (WhatsApp, buku permintaan, e-mel, panggilan telefon)?
  2. Kelulusan — siapa yang meluluskan apa? Adakah mengikut nilai, mengikut kategori, mengikut projek, atau ketiga-tiganya sekali?
  3. Pesanan belian — siapa yang mengeluarkan PO, dan bagaimanakah vendor dipilih?
  4. Penghantaran — bagaimanakah penerimaan disahkan di tapak?
  5. Pembayaran dan penyelesaian bayaran — bagaimanakah bahagian kewangan memadankan invois dengan PO dan kelulusan?

Tandakan bahagian yang tersekat atau tercicir. Senarai tersebut menjadi kriteria penilaian anda. Sistem yang sangat cemerlang pada langkah 3 tetapi tidak membantu dengan langkah 1 dan 2 tidak akan menyelesaikan masalah yang sebenarnya anda hadapi. (Sekiranya kebanyakan kelulusan anda pada masa ini berlaku dalam sembang kumpulan, mulakan dengan panduan kami untuk memindahkan kelulusan keluar daripada WhatsApp.)

Langkah 2: Tujuh Perkara yang Perlu Disemak

1. Bolehkah pasukan tapak mengemukakan permintaan dengan mudah?

Jika mengemukakan permintaan lebih sukar daripada menghantar gambar di WhatsApp, pasukan tapak tidak akan melakukannya — dan sistem tersebut akan gagal secara senyap-senyap. Pastikan permintaan boleh dikemukakan daripada telefon, dengan foto dan sebut harga dilampirkan, oleh individu yang bukan pakar perolehan.

2. Adakah penghalaan kelulusan menepati rantaian sebenar anda?

Cari kelulusan berbilang peringkat yang menghala secara automatik mengikut nilai dan kategori, supaya pesanan barangan guna habis bernilai RM500 dan sewaan peralatan bernilai RM80,000 tidak melalui laluan yang sama. Sistem ini sepatutnya menguatkuasakan siapa yang boleh meluluskan apa — bukan bergantung pada ingatan pekerja semata-mata.

3. Adakah semuanya berada dalam satu rekod yang saling berhubung?

Permintaan, kelulusan, PO, penghantaran, dan penyelesaian bayaran sepatutnya saling berpaut antara satu sama lain. Apabila seseorang bertanya "siapa yang meluluskan ini, berdasarkan permintaan yang mana, dan adakah bayaran telah dibuat?", jawapannya hanya mengambil masa beberapa saat. Inilah yang dimaksudkan dengan jejak audit tanpa putus secara praktikal — dan inilah perbezaan antara alat pembelian dengan rekod perolehan.

4. Bolehkah jejak audit diedit?

Tanya secara terus: bolehkah kelulusan atau PO diubah selepas ia berlaku tanpa meninggalkan sebarang jejak? Jejak audit yang berguna adalah bercap masa dan bersifat tambah sahaja (append-only) — pembetulan direkodkan sebagai entri baharu, bukan menulis ganti.

5. Adakah terdapat daftar vendor yang sewajarnya?

Pembelian sepatutnya dibuat daripada vendor yang dikenali dan diluluskan — dengan butiran mereka disimpan sekali sahaja, bukan ditaip semula pada setiap PO. Daftar vendor yang dikongsi juga memudahkan anda melihat jumlah perbelanjaan dengan setiap pembekal merentasi pelbagai projek.

6. Adakah ia mengendalikan lebih daripada satu syarikat?

Banyak kontraktor Malaysia mengendalikan beberapa entiti: syarikat utama, anak syarikat, dan entiti JV untuk projek tertentu. Semak sama ada perisian tersebut boleh mengekalkan syarikat, hierarki kelulusan, dan rekod yang berasingan dalam satu login, atau sama ada anda memerlukan langganan berasingan untuk setiap satu. (Lihat bagaimana Multi-Company Routing berfungsi dalam Bilaro.)

7. Bolehkah anda melihat perbelanjaan berbanding bajet?

Pelulus sepatutnya dapat melihat jumlah yang telah dikomitkan sebelum meluluskan perbelanjaan seterusnya. Keterlihatan asas sekalipun — perbelanjaan mengikut projek, kategori, atau vendor — mampu mengesan lebihan perbelanjaan beberapa minggu lebih awal berbanding spreadsheet pada akhir bulan.

Langkah 3: Semak Perincian Khusus Malaysia

Banyak perisian perolehan dibina untuk pasaran luar. Bagi PKS Malaysia, beberapa perincian tempatan amat penting:

  • Harga dalam MYR. Harga dalam USD berubah mengikut kadar pertukaran mata wang, yang menyukarkan perancangan bajet. Semak mata wang, sama ada harga adalah setiap bulan atau setiap tahun, dan sama ada SST atau caj lain ditambah di atasnya.
  • Cara pengguna dikira. Sesetengah sistem mengenakan caj untuk setiap pengguna, termasuk kakitangan tapak yang hanya mengemukakan beberapa permintaan sebulan. Ketahui siapa yang dikira sebagai pengguna dan berapa kos tambahan untuk pengguna tambahan.
  • e-Invois. Pelaksanaan e-Invois LHDN mempengaruhi cara perniagaan mengeluarkan dan menyimpan rekod invois. Tanya setiap vendor dengan tepat perkara yang dilakukan oleh perisian mereka: adakah ia menyediakan dan menyusun rekod perolehan, atau adakah ia menghantar ke sistem MyInvois LHDN? Kedua-duanya adalah perkara yang berbeza, dan akauntan anda perlu mengesahkan keperluan syarikat anda. (Halaman e-Invois kami menerangkan pendekatan Bilaro mengenai perkara ini.)
  • Waktu dan lokasi sokongan. Apabila pihak tapak tidak dapat menghantar permintaan pada pukul 7:00 pagi, pasukan sokongan yang berada dua belas zon masa jauhnya tidak banyak membantu.
  • Lokasi data disimpan. Tanya di manakah rekod anda disimpan dan apa yang berlaku kepadanya jika anda membatalkan langganan. Sejarah perolehan anda adalah milik anda; anda sepatutnya boleh mengeksportnya.

Langkah 4: Soalan untuk Ditanya kepada Setiap Vendor

Pastikan soalan ini ringkas dan khusus, serta minta jawapan secara langsung dan bukannya paparan slaid:

  • Bolehkah anda tunjukkan kepada saya pengguna tapak mengemukakan permintaan melalui telefon, dari mula hingga selesai?
  • Bagaimanakah anda akan menyediakan rantaian kelulusan kami — mengikut nilai, mengikut kategori, dan mengikut projek?
  • Jika PO yang telah diluluskan dipinda, apakah yang dipaparkan pada rekod?
  • Bagaimanakah pengguna dikira, dan apakah yang berlaku kepada harga apabila kami menambah pasukan tapak?
  • Bolehkah kami mengendalikan lebih daripada satu syarikat di bawah satu akaun?
  • Apakah sebenarnya yang dilakukan oleh sistem anda untuk e-Invois LHDN — dan apakah yang tidak dilakukannya?
  • Berapa lamakah masa persediaan diambil, dan siapa yang melaksanakannya?
  • Jika kami menamatkan langganan, bagaimanakah kami boleh mendapatkan semula data kami?

Vendor yang menjawab soalan-soalan ini dengan jelas, bersama paparan produk di skrin, biasanya merupakan pilihan yang lebih selamat berbanding vendor yang mempunyai senarai ciri yang lebih panjang.

Langkah 5: Jalankan Percubaan pada Projek Sebenar

Kebanyakan perisian perolehan menawarkan percubaan percuma atau demo. Demo menunjukkan perkara yang boleh dilakukan oleh produk tersebut; percubaan pula menunjukkan sama ada pasukan anda benar-benar akan menggunakannya.

Untuk mendapatkan jawapan yang berguna daripada sesuatu percubaan:

  • Pilih satu projek sebenar yang mempunyai aliran pembelian yang stabil dan pengurus projek yang memberi kerjasama.
  • Sediakan rantaian kelulusan sebenar anda, termasuk pengecualian yang rumit.
  • Gunakan permintaan sebenar selama dua atau tiga minggu — bukan senario ujian.
  • Tanya pasukan tapak dan para pelulus, bukan sekadar staf pejabat, sama ada ia lebih pantas atau lebih perlahan berbanding sebelum ini.
  • Semak rekod pada akhirnya. Pilih beberapa pembelian dan lihat sama ada anda boleh menjejaki setiap satu daripada permintaan hingga pembayaran tanpa perlu bertanya kepada sesiapa.

Sekiranya tempoh percubaan tamat dan pasukan tapak kembali menggunakan WhatsApp secara senyap-senyap, itu memberi anda maklumat yang lebih bermakna berbanding sebarang perbandingan ciri.

Apabila Persediaan yang Lebih Ringkas Sudah Memadai

Perisian perolehan tidak semestinya jawapan yang tepat pada setiap masa. Sekiranya anda sebuah pasukan kecil dengan hanya beberapa pembelian sebulan, seorang individu meluluskan segala-galanya, dan tiada audit atau pelaporan kepada klien yang perlu dirisaukan, spreadsheet yang diselenggara dengan baik berserta peraturan yang jelas mengenai siapa meluluskan apa mungkin sudah memadai buat masa ini.

Keperluan untuk menggunakan perisian menjadi lebih kukuh apabila pembelian datang dari beberapa buah tapak, lebih daripada seorang individu meluluskannya, anda mengendalikan lebih daripada satu syarikat, atau anda perlu menunjukkan rekod yang kemas kepada klien, juruaudit, atau pemberi pinjaman.

Di Mana Bilaro Sesuai

Bilaro ialah perisian perolehan yang dibina khusus untuk PKS pembinaan dan O&G Malaysia. Ia merangkumi aliran dalam panduan ini — permintaan tapak, penghalaan kelulusan berbilang peringkat, pengeluaran PO, daftar vendor, dan penyelesaian bayaran — yang dipautkan dalam satu jejak audit bercap masa. Pelan-pelan ditetapkan harga dalam MYR dan merangkumi sehingga 10 orang pengguna bagi setiap syarikat, dengan sokongan berbilang syarikat pada peringkat yang lebih tinggi. Butiran penuh terdapat pada halaman harga.

Cara terbaik untuk menilainya adalah seperti yang dicadangkan oleh panduan ini: jalankannya pada satu projek sebenar sepanjang tempoh percubaan dan lihat sama ada pasukan anda terus menggunakannya.

Apakah ciri paling penting yang perlu dicari dalam perisian perolehan?

Bagi pasukan pembinaan dan O&G, ia biasanya bergantung pada sejauh mana kakitangan tapak boleh mengemukakan permintaan dengan mudah dan sebaik mana kelulusan dihala secara automatik. Jika permintaan sukar dikemukakan, pekerja akan kembali menggunakan WhatsApp dan sistem tersebut tidak akan digunakan sama sekali. Selepas itu, cari satu rekod saling berhubung yang memautkan permintaan, kelulusan, PO, dan pembayaran.

Berapakah kos perisian perolehan di Malaysia?

Kosnya amat berbeza-beza, daripada sut perusahaan dengan yuran pelaksanaan sehinggalah langganan SaaS bulanan. Semasa membuat perbandingan, semak mata wang, sama ada harga adalah secara bulanan atau tahunan, bagaimana pengguna dikira, dan berapa kos untuk pengguna atau syarikat tambahan. Pelan Bilaro disenaraikan dalam MYR pada halaman harganya, berserta percubaan percuma selama 30 hari.

Adakah perisian perolehan mengendalikan e-Invois LHDN?

Ia bergantung pada produk tersebut. Sesetengah alat menyediakan dan menyusun rekod perolehan untuk e-Invois, manakala penghantaran e-Invois ke sistem MyInvois LHDN merupakan langkah yang berasingan. Tanya setiap vendor dengan tepat apakah yang dilakukan dan tidak dilakukan oleh perisian mereka, dan sahkan keperluan syarikat anda dengan akauntan anda.

Berapa lamakah tempoh percubaan perisian perolehan patut berlangsung?

Cukup lama untuk melaksanakan pembelian sebenar pada sekurang-kurangnya satu projek sebenar — biasanya dua hingga empat minggu. Tempoh itu lazimnya memadai untuk melihat sama ada pasukan tapak dan para pelulus benar-benar menggunakan sistem tersebut, dan sama ada anda boleh menjejaki sesuatu pembelian daripada permintaan hingga pembayaran pada akhirnya.