Apabila PKS pembinaan atau O&G Malaysia memutuskan bahawa urusan pembeliannya memerlukan lebih kawalan, biasanya terdapat tiga pilihan yang dipertimbangkan:
- Kekalkan WhatsApp dan spreadsheet, tetapi perketatkan peraturannya.
- Beralih kepada ERP penuh yang mengendalikan perakaunan, inventori, pembelian dan banyak lagi.
- Tambah perisian perolehan khusus untuk rantaian permintaan hingga penyelesaian bayaran.
Setiap satunya merupakan jawapan yang tepat bagi sesetengah syarikat. Berikut adalah perbandingannya.
Sekilas Pandang
| WhatsApp + spreadsheet | ERP Penuh | Perisian perolehan | |
|---|---|---|---|
| Kos permulaan | Tiada kos tambahan | Biasanya paling tinggi — lesen serta pelaksanaan | Langganan bulanan |
| Masa untuk mula beroperasi | Serta-merta | Sering kali berbulan-bulan | Beberapa hari hingga beberapa minggu |
| Dibina berasaskan | Sembang dan kebiasaan | Kewangan dan ibu pejabat | Aliran pembelian, dari tapak hingga penyelesaian bayaran |
| Mesra tapak | Sangat mesra — semua orang telah menggunakannya | Berbeza-beza; sering kali mengutamakan kerja di meja pejabat | Sepatutnya mesra — semak pada telefon |
| Kawalan kelulusan | Bergantung pada individu yang mematuhi peraturan | Boleh dikonfigurasi, sering kali rumit | Penghalaan mengikut nilai dan peranan |
| Kebolehkesanan | Lemah — berselerak dalam perbualan sembang dan fail | Kukuh dalam modul yang digunakan | Kukuh merentasi rantaian perolehan |
| Merangkumi perakaunan | Tidak | Ya | Tidak — berfungsi bersama perakaunan sedia ada anda |
Pilihan 1: WhatsApp dan Spreadsheet
Sebab syarikat menggunakannya: ia percuma, semua orang sudah tahu caranya, dan ia pantas. Gambar sebut harga, mesej "ok teruskan" daripada bos, dan pembelian pun diteruskan.
Kelemahannya: kelulusan tersimpan dalam sejarah sembang, PO berada dalam spreadsheet atau buku PO, dan penghantaran berada pada kertas yang ditandatangani. Tiada apa-apa yang menghubungkan kesemua rekod ini. Apabila klien, juruaudit atau pengarah bertanya siapa yang meluluskan sesuatu pembelian dan sama ada barang tersebut telah dihantar, jawapannya memerlukan carian melalui telefon dan folder.
Ia mencukupi apabila: anda sebuah pasukan kecil, seorang individu meluluskan segalanya, pembelian tidak banyak, dan tiada pihak luar syarikat yang perlu melihat rekod tersebut.
(Sekiranya anda mahu beralih daripada kaedah ini, panduan memindahkan kelulusan keluar daripada WhatsApp kami menerangkan cara melakukannya tanpa memperlahankan operasi tapak.)
Pilihan 2: ERP Penuh
Sebab syarikat menggunakannya: ERP menyatukan perakaunan, pembelian, inventori, penggajian dan pelaporan ke dalam satu sistem. Bagi syarikat yang lebih besar dengan pasukan kewangan untuk mengendalikannya, integrasi sedemikian amat bernilai.
Cabaran bagi PKS: ERP sememangnya direka bentuk secara meluas, jadi persediaannya biasanya melibatkan projek pelaksanaan — mengkonfigurasi modul, memindahkan data dan melatih kakitangan. Sistem ini lazimnya dibina berteraskan pejabat kewangan, maka pasukan tapak mungkin mendapati ia lebih sukar digunakan, yang akhirnya mendorong permintaan kembali ke kumpulan sembang.
Pilihan ini tepat apabila: anda memerlukan satu sistem merangkumi perakaunan, inventori dan HR, anda mempunyai kakitangan untuk mengendalikannya, dan usaha pelaksanaan adalah wajar dengan saiz perniagaan anda.
Pilihan 3: Perisian Perolehan Khusus
Sebab syarikat menggunakannya: ia menumpukan pada satu tugas — mengurus pembelian daripada permintaan hingga pembayaran dengan rekod yang jelas — dan menyerahkan perakaunan kepada sistem sedia ada anda. Ini menjadikan tempoh persediaan lebih singkat dan sistem lebih mudah bagi kakitangan tapak.
Perkara yang perlu disemak: pasukan tapak mesti boleh membuat permintaan dengan mudah, kelulusan sepatutnya dihalakan secara automatik mengikut nilai dan peranan, dan setiap langkah — permintaan, kelulusan, pesanan belian (PO), penghantaran dan pembayaran — harus dihubungkan dalam satu rekod. Panduan pembeli kami mengandungi senarai semak yang lengkap.
Pilihan ini tepat apabila: pembelian datang dari beberapa tapak, lebih daripada seorang yang meluluskan, anda mengendalikan lebih daripada satu syarikat, atau anda perlu menunjukkan rekod yang teratur kepada klien, juruaudit atau pembiaya — tetapi anda tidak perlu menggantikan sistem perakaunan anda.
Cara Membuat Keputusan
Tanya empat soalan ini:
- Berapa banyak pembelian sebulan, dari berapa buah tapak? Hanya beberapa pembelian dari satu tapak mungkin tidak memerlukan sebarang sistem.
- Berapa ramai yang meluluskan? Sebaik sahaja terdapat matriks kelulusan dengan beberapa peringkat, ia perlu dikuatkuasakan, bukan sekadar diingati.
- Berapa banyak syarikat yang anda kendalikan? Anak syarikat dan JV menggandakan bilangan spreadsheet serta kumpulan sembang.
- Adakah anda perlu menggantikan sistem perakaunan? Jika ya, pertimbangkan ERP. Jika perakaunan anda berfungsi dengan baik dan kelompangan hanya pada urusan pembelian, perisian perolehan ialah pilihan yang lebih ringan.
Kedudukan Bilaro
Bilaro ialah perisian perolehan khusus untuk PKS pembinaan dan O&G Malaysia — pilihan 3. Ia merangkumi permintaan tapak, penghalaan kelulusan berbilang peringkat, pengeluaran PO, daftar vendor yang dikongsi dan penyelesaian bayaran, dihubungkan dalam satu jejak audit tanpa putus, dengan Multi-Company Routing pada pelan yang lebih tinggi. Ia tidak menggantikan sistem perakaunan anda. Lihat halaman harga untuk pelan dalam MYR, setiap satunya dengan percubaan percuma selama 30 hari.
Adakah WhatsApp memadai untuk kelulusan perolehan?
Bagi pasukan yang sangat kecil dengan seorang pelulus dan pembelian yang sedikit, ia mungkin memadai. Apabila pembelian, pelulus dan tapak semakin bertambah, kelulusan WhatsApp menjadi sukar dikesan — tiada pautan yang boleh dipercayai antara mesej, permintaan, PO dan pembayaran.
Patutkah PKS menggunakan ERP untuk perolehan?
Jika syarikat memerlukan satu sistem untuk perakaunan, inventori, HR dan pembelian, serta mempunyai tenaga kerja dan bajet untuk melaksanakannya, ERP boleh menjadi pilihan yang tepat. Sekiranya jurang utama adalah kawalan pembelian, perisian perolehan khusus biasanya lebih pantas untuk disediakan dan lebih mudah bagi pasukan tapak.
Adakah perisian perolehan menggantikan perisian perakaunan?
Kebiasaannya tidak. Perisian perolehan merangkumi aliran daripada permintaan hingga penyelesaian bayaran, manakala perisian perakaunan mengendalikan buku akaun. Banyak PKS menggunakan kedua-duanya secara bersebelahan.
Apakah cara paling murah untuk mengawal perolehan?
Peraturan kelulusan bertulis yang jelas bersama WhatsApp dan spreadsheet tidak memerlukan sebarang kos tambahan, tetapi bergantung pada kepatuhan individu terhadapnya. Perisian perolehan menambah kos langganan sebagai pertukaran kepada penghalaan kelulusan yang dikuatkuasakan serta rekod yang boleh dikesan.