Nota Penerimaan Barang yang Sepadan dengan Pesanan Belian
Rekodkan barang dan perkhidmatan yang diterima di tapak pada pesanan belian, supaya pihak kewangan hanya membayar untuk apa yang tiba, dibina untuk pasukan yang bekerja merentas tapak.
Biasa Dengar?
Kebanyakan penerimaan di tapak masih bergantung pada slip penghantaran kertas, penyerahan secara lisan dan ingatan. Ini adalah masalah yang paling kerap kami dengar.
Delivery order hilang di dalam kabin dan pejabat tapak
Delivery order kertas tertinggal di dalam lori atau berselerak di kabin tapak dan tidak pernah sampai ke pejabat.
Invois dibayar untuk barang yang tidak pernah tiba
Tanpa rekod penerimaan, invois pembekal dijelaskan walaupun terdapat bahan yang hilang.
Penghantaran yang kurang atau salah disedari terlalu lewat
Pembekal menghantar kurang item daripada yang dipesan atau spesifikasi yang salah, dan tiada sesiapa yang menyedarinya sehingga invois diproses.
Perkhidmatan dan sewaan jentera tidak mempunyai delivery order
Jentera yang disewa dan kerja penyelenggaraan tidak mempunyai slip penghantaran kertas, menyebabkan pihak kewangan tiada apa-apa untuk disemak sebelum membuat pembayaran.
Orang yang menandatangani bukan orang yang membuat pesanan
Penghantaran ditandatangani oleh sesiapa sahaja yang berada berhampiran pintu pagar, tanpa mengetahui apa yang dipesan atau apa yang perlu diperiksa.
Pihak kewangan tidak dapat mengetahui apa yang telah tiba
Pasukan akaun mempunyai pesanan belian dan invois, tetapi tiada rekod yang boleh dipercayai tentang apa yang sebenarnya diterima di tapak.
Pemadanan hujung bulan daripada timbunan kertas
Pihak kewangan menghabiskan masa berhari-hari pada hujung bulan mengejar slip yang ditandatangani dan memadankan pesanan kertas dengan invois satu demi satu.
Pertikaian dengan pembekal mengenai penghantaran
Apabila kuantiti atau spesifikasi berbeza, bertikai dengan vendor tanpa rekod penerimaan bercap masa adalah sukar.
Bagaimana Bilaro Menyelesaikannya
Setiap masalah di atas mempunyai jawapan yang sepadan dalam Bilaro, memastikan setiap penerimaan dipautkan terus pada pesanan beliannya.
GRN dan SRN direkodkan pada PO
Rekodkan nota penerimaan barang untuk bahan atau nota penerimaan perkhidmatan untuk sewaan jentera terus pada pesanan belian.
Peranan penerima khusus di tapak
Kakitangan tapak yang ditugaskan untuk peranan penerima memeriksa penghantaran dan merekodkan penerimaan, memastikan penerimaan bebas daripada pembelian.
Dipesan dan diterima bersebelahan
Lihat kuantiti yang dipesan, diterima, diperakui dan sebarang perbezaan secara bersebelahan pada satu skrin, dengan gambar delivery order dilampirkan.
Pihak kewangan menyemak PO, penerimaan dan invois sebelum pembayaran
Pihak kewangan menyemak pesanan belian, nota penerimaan barang dan invois pembekal antara satu sama lain dalam Bilaro sebelum membuat pembayaran.
Setiap penerimaan disimpan dalam jejak audit
Setiap rekod penerimaan, cap masa dan lampiran gambar disimpan dalam log aktiviti. Baca lebih lanjut tentang jejak audit.
Rekod tapak boleh dilihat oleh pejabat serta-merta
Apabila penerima merekodkan penghantaran di tapak melalui pelayar telefon, ibu pejabat dan pihak kewangan boleh melihatnya tanpa perlu menunggu kertas kerja.
Cara Ia Berfungsi
PO dikeluarkan
Pesanan belian yang diluluskan dikeluarkan kepada pembekal.
Penghantaran tiba
Bahan atau perkhidmatan tiba di tapak projek bersama delivery order.
Penerima merekodkan GRN atau SRN
Penerima di tapak memeriksa penghantaran dan merekodkan barang atau perkhidmatan yang diterima pada PO.
Disemak sebelum pembayaran
Pihak kewangan menyemak PO, penerimaan dan invois antara satu sama lain sebelum melepaskan pembayaran.
Dibina untuk Pasukan Malaysia
- RM dan SST pada PO.
- Berfungsi seiring dengan perisian perakaunan anda, seperti SQL Account dan AutoCount, bukannya menggantikannya.
- Log masuk Microsoft 365 dan Google.
- Uruskan beberapa syarikat di bawah satu log masuk pada pelan yang menyertakannya.
- A daftar vendor untuk mengeluarkan PO.
Bacaan Berkaitan
Apakah itu nota penerimaan barang?
Maksud, proses dan format GRN, serta bagaimana ia melindungi penerimaan di tapak.
Baca artikel →Apakah itu delivery order?
Peranan delivery order dalam perolehan dan mengapa kehilangan DO merugikan wang.
Baca artikel →Apakah itu pemadanan tiga hala?
Bagaimana PO, delivery order dan invois disemak antara satu sama lain sebelum pembayaran.
Baca artikel →Sistem pesanan belian
Buat, luluskan dan jejak pesanan belian di satu tempat, diluluskan sebelum dihantar keluar.
Terokai pesanan belian →Soalan Lazim
Nota penerimaan barang, atau GRN, ialah rekod dalaman yang dicipta apabila barang tiba di tapak untuk merekodkan apa yang sebenarnya tiba, kuantiti yang diterima dan keadaannya berbanding pesanan belian.
Nota penerimaan barang (GRN) merekodkan bahan fizikal dan penghantaran yang tiba di tapak, manakala nota penerimaan perkhidmatan (SRN) merekodkan perkhidmatan yang telah dijalankan, seperti sewaan jentera atau kerja penyelenggaraan.
Individu di tapak dengan peranan penerima memeriksa penghantaran dan merekodkan penerimaan dalam Bilaro, mengasingkan individu yang menerima barang daripada individu yang meluluskan pesanan.
Pihak kewangan menyemak PO, barang yang diterima dan invois pembekal antara satu sama lain dalam Bilaro sebelum membuat pembayaran, supaya percanggahan dapat dikesan sebelum wang dikeluarkan.
Ya. Pelan Percuma merangkumi 5 permintaan pembelian sebulan, perbelanjaan bulanan (gaji, sewa dan utiliti), wang runcit dan projek sehingga RM100,000, untuk 2 pengguna dalam 1 syarikat. Tidak perlu kad.
Bayar hanya untuk apa yang tiba di tapak.
Pelan Percuma untuk 2 pengguna. Tidak perlu kad.