Membuat dan menjejaki permohonan perolehan

Cara membuat permohonan perolehan

1. Klik Permohonan baharu dalam navigasi bar sisi (atau klik Permohonan baharu dari skrin Permohonan saya).
2. Pilih jenis permohonan anda:
   • Pilih PR standard untuk pembelian pembekal standard yang memerlukan pesanan belian rasmi dan penerimaan barang.
   • Pilih Bayaran terus untuk tuntutan perbelanjaan segera atau pengeluaran langsung yang memintas peringkat pesanan belian.
3. Lengkapkan maklumat pengepala permohonan:
   • Dalam Tajuk permohonan, masukkan tajuk yang ringkas dan deskriptif (sebagai contoh, "Penambahan Stok Peralatan Keselamatan Suku Tahunan").
   • Dalam Jabatan, pilih jabatan anda daripada senarai menu lungsur.
   • Dalam Projek, pilih tag projek jika pembelian ini berkaitan dengan kod projek tertentu.
   • Dalam Pembekal, masukkan nama pembekal.
4. Tambahkan item baris anda:
   • Dalam Keterangan item, taipkan keterangan tepat barangan atau perkhidmatan.
   • Dalam Kuantiti, masukkan bilangan unit yang diperlukan.
   • Dalam Harga seunit (RM), masukkan kos seunit tidak termasuk cukai.
   • Dalam SST (%), pilih kadar Cukai Jualan dan Perkhidmatan yang berkenaan (seperti 0%, 6%, atau 8%).
   • Klik Tambah item untuk menambah item baris tambahan mengikut keperluan.
   • Klik Buang di sebelah mana-mana baris item jika anda perlu memadamkannya.
5. Lampirkan dokumentasi pembekal:
   • Di bawah dokumen sokongan, klik Tambah sebut harga untuk memuat naik fail sebut harga pembekal.
   • Jika organisasi anda menguatkuasakan had ambang sebut harga kompetitif, pastikan anda melampirkan semua sebut harga perbandingan yang diperlukan.
6. Hantar atau simpan permohonan anda:
   • Klik Hantar permohonan untuk menghantar permohonan terus ke dalam aliran kerja kelulusan.

Petua: Untuk menag item baris kepada kod kos projek atau item Senarai Kuantiti, lihat Panduan Kos Projek. Jika anda membuat perbelanjaan berulang (seperti sewa, utiliti, atau perkhidmatan berterusan), lihat Panduan Bayaran Berulang, Kalendar, dan Penilaian Pembekal.

Cara menjejaki permohonan anda

1. Klik Permohonan saya dalam navigasi bar sisi.
2. Tapis permohonan anda menggunakan kawalan di bahagian atas jadual:
   • Gunakan menu lungsur Status untuk menapis mengikut peringkat kemajuan tertentu (seperti Semua status, Draf, Dihantar, Menunggu kelulusan pengurus, Menunggu kelulusan pengarah, Diluluskan, PO dikeluarkan, Menunggu bayaran, Dibayar, atau Dibatalkan).
   • Gunakan menu lungsur Isih untuk mengisih permohonan mengikut Terkini dahulu atau Terlama dahulu.
3. Lihat maklumat ringkasan dalam senarai: nombor rujukan, tajuk, pembekal, tarikh penciptaan, dan jumlah amaun (termasuk SST).
4. Klik mana-mana baris permohonan untuk membuka halaman butiran penuh permohonan.

Memahami status permohonan

Setiap permohonan perolehan bergerak melalui kitaran hayat yang ditetapkan. Jadual di bawah menggariskan maksud setiap status dan tindakan yang berlaku seterusnya:

Cara menyunting dan menghantar semula permohonan yang dikembalikan

Jika pelulus mendapati bahawa maklumat tidak lengkap atau sebut harga tidak mencukupi, mereka mengembalikan permohonan kepada status Draf dan bukannya memadamkannya.

1. Cari permohonan yang ditandakan Draf dalam senarai Permohonan saya anda dan klik untuk membukanya.
2. Semak sepanduk merah di bahagian atas halaman yang berlabel Permohonan Dikembalikan ke Draf. Maklum balas wajib daripada pelulus dipaparkan di bawah Sebab.
3. Di bawah panel Tindakan Draf di sebelah kanan, klik Sunting & Hantar Semula.
4. Buat pengubahsuaian yang perlu pada borang suntingan (seperti meminda kuantiti, menyemak semula harga, atau melampirkan dokumen sebut harga baharu).
5. Klik Kemas kini dan hantar semula. Permohonan kembali ke baris gilir kelulusan dengan status Dihantar, dan penyemak akan dimaklumkan.

Cara menarik balik atau memadam permohonan

Menarik balik permohonan yang belum selesai

Jika anda mendapati terdapat ralat selepas menghantar permohonan, anda boleh menariknya balik sebelum pelulus membuat keputusan muktamad:

1. Buka permohonan daripada Permohonan saya.
2. Jika permohonan berada dalam status Dihantar, Menunggu kelulusan pengurus, atau Menunggu kelulusan pengarah, cari kad Langkah seterusnya di sebelah kanan.
3. Klik Tarik Balik Permohonan.
4. Dalam dialog pengesahan, sahkan penarikan balik. Permohonan kembali serta-merta ke status Draf, membolehkan anda menyunting atau memadamkannya.

Memadam draf yang tidak diingini

1. Buka mana-mana permohonan yang sedang berada dalam status Draf.
2. Dalam panel Tindakan Draf, klik Padam Permohonan.
3. Apabila gesaan pengesahan muncul ("Adakah anda pasti mahu memadam permohonan draf ini secara kekal? Tindakan ini tidak boleh dibatalkan."), klik Sahkan.
4. Permohonan draf dan semua rekod yang berkaitan dipadamkan secara kekal daripada sistem.

Cara memohon pembatalan pesanan belian yang telah dikeluarkan

Jika keadaan berubah selepas pesanan belian diluluskan atau dikeluarkan (seperti ketidaksolvenan pembekal atau pembatalan projek), pengguna yang diberi kuasa boleh memohon pembatalan pesanan:

1. Buka pesanan belian dalam status Diluluskan, PO dikeluarkan, atau Menunggu bayaran.
2. Klik butang menu Lagi di kawasan tindakan atas.
3. Klik Mohon pembatalan PO (atau Batalkan PO jika anda seorang Pengarah yang diberi kuasa).
4. Dalam dialog pembatalan, masukkan penjelasan terperinci dalam kotak mandatori Sebab (wajib).
5. Klik Mohon pembatalan.
6. Permohonan dihalakan kepada Pengarah untuk kelulusan pembatalan muktamad.

[!NOTE] Had Pembatalan Pesanan belian tidak boleh dibatalkan jika penerimaan barang atau bayaran pembekal telah pun direkodkan padanya. Sebarang penerimaan barang yang aktif mesti dibatalkan atau diselesaikan dengan pihak Kewangan sebelum permohonan pembatalan boleh diproses.