Apakah itu penilaian berskor?

Penilaian berskor membolehkan satu pasukan kecil memberi markah kepada sebut harga setiap pembekal berdasarkan kriteria yang anda pilih terlebih dahulu, seperti pematuhan teknikal, penghantaran, keselamatan, dan rekod prestasi. Setiap kriteria mempunyai wajaran. Bilaro mempuratakan skor penilai, mengenakan markah lulus, dan menyusun kedudukan sebut harga yang lulus.

Keputusan dipaparkan bersebelahan harga pada skrin perbandingan RFQ. Ia tidak menggantikan pertimbangan anda: anda masih boleh menganugerahkan kepada mana-mana pembekal, tetapi penganugerahan yang bertentangan dengan penilaian memerlukan nota penjelasan, dan syarikat anda boleh mewajibkan kelulusan Pengarah untuknya.

Penilai memberi skor secara bersendirian. Tiada sesiapa dapat melihat skor penilai lain sehinggalah penilaian dikunci. Secara lalai, penilai juga tidak dapat melihat harga semasa mereka memberi skor, supaya harga tidak mempengaruhi markah.

Cara menghidupkan penilaian berskor

Penilaian berskor ialah modul pilihan dan ia dimatikan sehinggalah ia dihidupkan untuk syarikat anda. Pihak sokongan Bilaro menghidupkan dan mematikan modul; e-mel support@bilaro.my bersama nama syarikat anda. Sebaik sahaja ia dihidupkan, anda akan melihat Evaluation templates dalam bar sisi (peranan Pengurus, Pengarah, dan Pentadbir) dan tab Evaluation pada setiap RFQ. Individu yang dinamakan sebagai penilai juga melihat My evaluations.

Cara membuat templat penilaian

Templat ialah senarai kriteria yang boleh diguna semula. Anda tidak semestinya memerlukannya, tetapi ia menjimatkan masa dan memastikan pemarkahan anda konsisten.

  1. Buka Evaluation templates dan klik New template.
  2. Masukkan Template name, sebagai contoh Site works contractor.
  3. Pilih Method:
    • Pass mark, then lowest price: sebut harga di bawah markah lulus diketepikan, dan yang paling murah dalam kalangan bakinya menduduki tempat pertama.
    • Weighted technical score plus price: skor teknikal dan skor harga digabungkan, menggunakan Technical share (%) yang anda tetapkan.
  4. Masukkan Pass mark (%). Sebut harga yang mendapat skor di bawahnya akan dikecualikan. Gunakan 0 jika tiada pengecualian.
  5. Tambah setiap kriteria dengan namanya, Guidance for the evaluator pilihan, dan Weight kriteria tersebut. Jumlah keseluruhan wajaran mestilah 100.
  6. Tandakan Mandatory pada kriteria yang mesti dipenuhi oleh setiap pembekal yang boleh diterima, dan tetapkan Minimum score. Sebut harga yang puratanya pada kriteria tersebut berada di bawah minimum tidak akan lulus, tanpa mengira jumlah keseluruhannya.
  7. Biarkan Evaluators do not see prices while scoring ditandakan untuk penilaian buta harga.
  8. Klik Save.

Setiap kriteria diberi skor dengan nombor bulat dari 0 hingga 5; 5 bermaksud pematuhan penuh. Mengubah atau memadamkan templat tidak akan mengubah RFQ yang telah pun menyalinnya.

Cara menyediakan RFQ untuk pemarkahan

Pilih kriteria sebelum RFQ dihantar, supaya tiada sesiapa boleh memilih wajaran selepas melihat sebut harga.

  1. Buka draf RFQ dan pergi ke tab Evaluation.
  2. Pilih templat dan klik Copy this template, atau klik Build the criteria by hand.
  3. Di bawah Evaluators, pilih setiap individu dan klik Add evaluator. Penilai adalah individu yang dinamakan, bukan peranan. Pemohon boleh menjadi penilai; Bilaro menandakan mereka supaya anda boleh menyemak bahawa mereka boleh memberi skor secara adil.
  4. Hantar RFQ dan kumpulkan sebut harga seperti biasa.

Nota: Sebaik sahaja RFQ dihantar, kriteria dan wajaran dibekukan. Untuk mengubahnya, batalkan dan keluarkan semula RFQ tersebut.

Cara mengisytiharkan konflik kepentingan

Setiap penilai mesti membuat perisytiharan sebelum mereka boleh memberi skor.

  1. Buka My evaluations dan buka RFQ tersebut, atau buka tab Evaluation pada RFQ.
  2. Pilih I have no conflict of interest, atau I have a conflict of interest dan huraikannya.
  3. Klik Save my declaration.

Penilai yang mempunyai konflik akan diketepikan daripada pemarkahan. Anda boleh mengubah perisytiharan anda sehinggalah penilaian dibuka.

Cara membuka penilaian

Apabila RFQ ditutup, setiap penilai telah membuat perisytiharan, dan sekurang-kurangnya seorang tiada konflik, seorang Pengurus, Pengarah, atau Pentadbir membuka penilaian tersebut.

  1. Buka tab Evaluation pada RFQ.
  2. Klik Open the evaluation dan sahkan.

Selepas dibuka, kriteria, penilai, dan perisytiharan tidak boleh diubah lagi. Penilai diberitahu bahawa pemarkahan telah bermula.

Cara memberi skor kepada sebut harga

  1. Buka My evaluations dan pilih RFQ tersebut.
  2. Bagi setiap pembekal dan setiap kriteria, pilih skor dari 0 hingga 5.
  3. Tambah ulasan apabila Bilaro memintanya. Ulasan diperlukan untuk skor rendah (40% daripada maksimum atau kurang), skor sangat tinggi (90% atau lebih), dan skor di bawah minimum kriteria mandatori.
  4. Klik Save draft sekerap yang anda mahu. Apabila setiap skor telah diisi, klik Submit my scores.

Anda tidak boleh mengubah skor anda selepas anda menghantar, dan penilai lain tidak dapat melihatnya. Pengurus boleh membuka Running result (preview), yang memaparkan purata daripada penilai yang telah menghantar, dan tidak sekali-kali memaparkan skor individu.

Cara mengunci penilaian dan membaca keputusan

  1. Apabila setiap penilai telah menghantar, seorang Pengurus, Pengarah, atau Pentadbir membuka tab Evaluation dan mengklik Lock evaluation.
  2. Sekiranya seseorang belum menghantar, hanya Pengarah boleh menguncinya. Pengarah menandakan Lock without them dan menulis nota yang menyatakan sebabnya. Skor mereka tidak dikira.
  3. Tindakan mengunci membekukan keputusan. Final result menyenaraikan setiap sebut harga berserta peratusan teknikalnya, sama ada ia lulus, dan kedudukannya. Sebut harga yang gagal kriteria mandatori akan dinamakan.

Perkara yang anda lihat bergantung pada peranan anda. Pengurus, Pengarah, Kewangan, dan Pentadbir melihat skor dan ulasan setiap penilai. Seseorang penilai melihat purata dan kedudukan, serta ulasan hanya jika syarikat anda membenarkannya dalam Evaluation settings. Amaun disembunyikan daripada penilai apabila penilaian adalah buta harga.

Cara membuka semula penilaian

Sekiranya skor dimasukkan terhadap pembekal yang salah, seorang Pengarah boleh membuka semula penilaian yang telah dikunci.

  1. Buka tab Evaluation dan klik Reopen evaluation.
  2. Masukkan Reason for reopening dan sahkan.

Setiap penilai mesti menghantar semula. Skor dan keputusan terdahulu disimpan dalam sejarah. Penilaian yang dikunci tidak boleh dibuka semula, atau dikunci, sebaik sahaja RFQ dianugerahkan, jadi kuncikannya sebelum anda menganugerahkan.

Cara menganugerahkan, dan maksud pembatalan keputusan

Buka skrin perbandingan RFQ. Sebaik sahaja penilaian dikunci, setiap sebut harga memaparkan keputusan teknikalnya. Sebut harga yang tidak lulus diketepikan daripada sorotan harga terendah.

  • Sekiranya anda menganugerahkan kepada pembekal di kedudukan teratas, Bilaro merekodkan Technical compliance sebagai sebab untuk anda, walaupun pembekal tersebut bukan yang paling murah.
  • Sekiranya anda menganugerahkan kepada pembekal yang tidak lulus, bukan di kedudukan teratas, atau bukan sebahagian daripada penilaian, anda menganugerahkan secara bertentangan dengan penilaian. Tandakan perakuan dan tulis nota yang menjelaskan sebabnya. Nota tersebut disimpan bersama permohonan.
  • Sekiranya Pentadbir anda telah menghidupkan Overriding a failed technical score needs a Director, permohonan tersebut kemudiannya akan diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan.

Halaman kelulusan memaparkan keputusan teknikal bagi pembekal yang dipilih, ulasan penilai sekiranya peranan anda dibenarkan melihatnya, dan tanda yang jelas apabila penganugerahan dibuat bertentangan dengan penilaian.

RFQ Kumpulan

RFQ kumpulan dinilai dengan cara yang sama, daripada tab Evaluation bagi RFQ kumpulan tersebut.

  • Pembeli kumpulan menetapkan kriteria secara manual, menamakan penilai kumpulan, membuka, dan mengunci.
  • Pengurus setiap syarikat ahli boleh menambah seorang penilai daripada syarikat mereka sendiri di bawah Group RFQ evaluations. Seorang Group admin atau Group approver boleh membuka semula penilaian yang telah dikunci.
  • Calon daripada syarikat ahli memberi skor pada skrin mereka sendiri di bawah My evaluations. Mereka hanya melihat bahagian syarikat mereka sendiri: bukan calon atau permohonan ahli lain.
  • Selepas penganugerahan, setiap permohonan ahli merekodkan keputusan bersama yang sama.

Pemberitahuan

Bilaro memaklumkan pengguna apabila sesuatu perkara memerlukan tindakan mereka:

  • Seseorang penilai dimaklumkan apabila mereka dinamakan dan apabila penilaian dibuka untuk pemarkahan.
  • Pembeli dan individu yang menyediakan penilaian dimaklumkan apabila ia dikunci.
  • Penilai dimaklumkan apabila penilaian yang dikunci dibuka semula, kerana mereka mesti menghantar semula.

Makluman ini muncul dalam loceng pemberitahuan, melalui e-mel seperti biasa, dan dalam Microsoft Teams sekiranya Pentadbir anda memilih Evaluation scoring dalam tetapan makluman Teams. Pemberitahuan tidak memuatkan sebarang skor atau harga.

Cara memuat turun ringkasan sebagai PDF atau CSV

  1. Buka tab Evaluation. Selepas dikunci, kad Final result mempunyai butang Download PDF.
  2. Pengurus, Pengarah, dan Pentadbir juga melihat Download CSV, yang menyenaraikan setiap skor mengikut pembekal, kriteria, dan penilai.

PDF tersebut merupakan ringkasan landskap A4 pada kepala surat anda (nama kumpulan bagi RFQ kumpulan): kriteria, penilai dan perisytiharan konflik mereka, sebut harga yang disusun kedudukan, purata bagi setiap kriteria, penganugerahan, dan blok tandatangan untuk jawatankuasa penilaian. Ia memaparkan tepat seperti apa yang dilihat oleh peranan anda pada skrin. Sebelum dikunci, ia dicop DRAFT - NOT LOCKED dan tidak memuatkan sebarang skor. Simpan PDF tersebut bersama fail tender anda; ia adalah untuk rekod anda dan tidak sekali-kali dikongsi dengan pembekal.

Soalan lazim

Mengapa saya tidak boleh menambah pemarkahan pada RFQ yang telah dihantar? Kriteria mesti ditetapkan sebelum sebut harga tiba. Batalkan dan keluarkan semula RFQ tersebut untuk menambahkannya.

Bolehkah pembeli menjadi penilai? Ya. Sesiapa sahaja yang mempunyai log masuk untuk syarikat boleh dinamakan, termasuk Pemohon. Bilaro menandakan Pemohon supaya Pengurus boleh menyemak.

Mengapa penilai tidak dapat melihat harga? Penilaian adalah buta harga secara lalai, jadi markah adalah semata-mata mengenai kualiti sebut harga. Anda boleh mematikan perkara ini dalam templat, atau semasa anda membina kriteria secara manual pada sesuatu RFQ.

Bagaimana jika seorang penilai tiada atau bercuti? Pengarah boleh mengunci penilaian tanpa mereka, berserta nota penjelasan. Skor mereka tidak dikira.

Adakah penilaian menentukan penganugerahan? Tidak. Ia memberi panduan mengenainya. Penganugerahan yang bertentangan dengannya memerlukan nota penjelasan dan, sekiranya syarikat anda memilihnya, kelulusan Pengarah.

Perlukan bantuan lanjut? E-mel support@bilaro.my.