Untuk apakah perancangan perolehan?

Pelan perolehan menyatakan, sebelum pembelian bermula, "untuk projek ini kami menjangkakan untuk membeli item ini, kira-kira sebanyak ini, diperlukan menjelang tarikh ini, melalui kaedah ini". Sebaik sahaja pelan diluluskan, anda membuat permohonan dan RFQ terus daripada baris perancangannya, dan Bilaro memaparkan pelan bersebelahan dengan apa yang telah dimohon, dipesan, dan diterima.

Sesuatu pelan hanya menyimpan hasrat perancangan. Ia tidak mengubah sebarang bajet dan tidak menghalang sesiapa daripada membuat permohonan yang tiada dalam pelan. Permohonan tidak pernah dipaksa ke dalam sesuatu pelan, dan semakan bajet serta kelulusan biasa bagi setiap permohonan berfungsi sama seperti sebelum ini.

Sekiranya anda tidak melihat Procurement plans dalam bar sisi, syarikat anda tidak mempunyai modul ini, atau peranan anda tidak boleh melihat pelan; tanya Pentadbir anda atau pihak sokongan Bilaro.

Siapa yang boleh menggunakan perancangan perolehan

  • Mencipta pelan, menambah dan menyunting baris, menghantar, dan membuat permohonan: Peranan Pentadbir, Pentadbir Global, Pengurus, Kewangan, dan Pengarah.
  • Membaca pelan, laporan, dan eksport CSV: peranan yang sama.
  • Meluluskan pelan: Pengurus, Pengarah, Pentadbir, dan Pentadbir Global bagi pelan di bawah had ambang kelulusan Pengarah syarikat anda; Pengarah, Pentadbir, dan Pentadbir Global bagi pelan di atas had tersebut. Individu yang menghantar pelan tidak boleh meluluskannya. Sekiranya syarikat anda tiada Pengurus langsung, Pengarah boleh memutuskan kedua-dua peringkat.
  • Pemohon dan Penerima: tidak dapat melihat pelan, kerana nilai yang dirancang adalah sensitif dari segi bajet.
  • Pengguna kumpulan: boleh membaca pelan yang telah diluluskan bagi syarikat dalam kumpulan mereka, dan tidak boleh mengubah apa-apa (lihat "Perkara yang dilihat oleh pengguna kumpulan").

Cara mencipta pelan

  1. Buka Procurement plans dari bar sisi.
  2. Klik New plan.
  3. Dalam Plan title, masukkan nama yang jelas, sebagai contoh Cheras tower: structure package.
  4. Dalam Plan for, pilih A project (one plan per project) atau A period (company-wide).
  5. Bagi pelan projek, pilih Project. Tempoh pelan mengikut tarikh projek melainkan anda menetapkannya. Bagi pelan tempoh, masukkan Period start dan Period end.
  6. Klik Create plan. Pelan dibuka sebagai draf dengan semakan 1.

Nota: Sesuatu projek hanya boleh mempunyai satu pelan sahaja. Untuk mengubahnya kemudian, anda menyemaknya semula (lihat "Cara menyemak semula pelan yang diluluskan"). Sesebuah syarikat boleh mempunyai seberapa banyak pelan tempoh yang diperlukannya.

Cara menambah baris

  1. Buka pelan dan klik Add line.
  2. Masukkan Item description, Unit, Quantity, dan Unit estimate (RM). Bilaro mengira Line value untuk anda. Bagi jumlah pukal, tandakan Lump sum (no quantity) dan masukkan Value (RM) sebagai ganti.
  3. Masukkan Required by, iaitu tarikh item diperlukan di tapak. Secara pilihan, masukkan Lead time (days) dan tandakan Long-lead item sekiranya item tersebut mengambil masa yang lama untuk sampai.
  4. Pilih Buying method: Direct purchase, RFQ, Tender (outside Bilaro), atau Group RFQ.
  5. Secara pilihan, pilih Buyer, Cost code, Department, dan Category, serta tambah Notes.
  6. Klik Save line.

Anda juga boleh mengisi draf dengan pantas:

  • Add from BQ (projek dengan modul Senarai Kuantiti): tandakan item BQ untuk dirancang. Kuantiti yang ditawarkan ialah baki yang tinggal selepas pesanan dan baris yang sedia ada dalam pelan, dan anda boleh mengubahnya.
  • Add from reorder list (syarikat dengan modul Inventori): menawarkan item stok yang berada di bawah paras minimum, dengan kuantiti yang sama seperti butang draf permohonan dalam Inventori.

Kedua-duanya hanya menambah baris pada draf. Anda boleh menyunting atau membuangnya seperti mana-mana baris lain.

Cara menghantar pelan untuk kelulusan

  1. Buka draf pelan dan klik Submit for approval.
  2. Bilaro merekodkan jumlah keseluruhan pelan pada saat itu sebagai nilai yang diluluskan, dan memilih tahap kelulusan: Manager di bawah had ambang kelulusan Pengarah syarikat anda, Director di atas had tersebut.
  3. Semasa semakan sedang menunggu, barisannya dikunci. Pelulus boleh meluluskannya (Approve) atau menolaknya (Reject) berserta sebab. Semakan yang ditolak kembali kepada status draf dengan sebab dipaparkan di bahagian atas, supaya anda boleh membetulkannya dan menghantar semula.

Tip: Pelan diluluskan dalam satu langkah sahaja. Peraturan kelulusan kumpulan tidak dikenakan ke atas pelan, kerana sesuatu pelan tidak mengkomitkan sebarang wang.

Cara menyemak semula pelan yang diluluskan

Pelan yang diluluskan tidak pernah disunting terus di tempatnya, supaya versi yang diluluskan kekal sebagai bukti.

  1. Buka pelan yang telah diluluskan dan klik Revise plan.
  2. Masukkan Reason for the revision dan klik Start revision. Salinan baris yang telah diluluskan dibuka sebagai draf baharu.
  3. Sunting draf tersebut dan hantarkannya untuk kelulusan seperti sebelum ini.

Sehinggalah semakan baharu diluluskan, semakan lama kekal berkuat kuasa dan anda boleh terus membuat permohonan daripadanya. Apabila semakan baharu diluluskan, semakan lama ditandakan sebagai Replaced dan disimpan sebagai sejarah. Buka tab History untuk melihat setiap semakan berserta sebabnya, tahap kelulusan, siapa yang menghantar dan memutuskannya, serta pautan untuk melihat barisannya.

Cara membuat permohonan daripada baris pelan

  1. Buka pelan yang telah diluluskan. Permohonan hanya boleh dibuat daripada semakan yang sedang berkuat kuasa.
  2. Klik Raise request pada baris tersebut.
  3. Biarkan Quantity to raise kosong untuk memohon apa yang masih belum dimohon pada baris tersebut, atau masukkan kuantiti yang lebih kecil untuk pesanan separa.
  4. Klik Create draft request.

Bilaro mencipta draf permohonan dengan satu item daripada baris tersebut, dipautkan kembali kepada pelan. Tiada apa yang dihantar lagi: buka draf, semak pembekal (ia menyatakan "To be confirmed" melainkan anda telah memilihnya) dan harganya, serta hantarkannya sendiri. Menyunting draf tidak akan memutuskan pautan tersebut. Sebarang amaran bajet dipaparkan untuk maklumat anda; semakan bajet sebenar masih berlaku apabila permohonan dihantar dan diluluskan.

Pada halaman permohonan, satu baris seperti From plan PP-2026-1, line 4 menunjukkan tempat ia dirancang.

Cara memulakan RFQ daripada baris pelan

Bagi baris yang mempunyai Buying method sebagai RFQ (syarikat dengan modul Sourcing):

  1. Buka pelan yang diluluskan dan klik Start RFQ pada baris tersebut.
  2. Masukkan Quotes due by, iaitu tarikh akhir RFQ. Secara pilihan, masukkan keseluruhan Quantity; biarkannya kosong untuk baki yang belum dimohon.
  3. Klik Start RFQ. Bilaro mencipta draf RFQ dengan item, kuantiti, unit, dan anggaran unit anda sebagai harga penanda aras.
  4. Klik Open RFQ, jemput pembekal, dan hantarkannya dari halaman RFQ seperti biasa.

Baris tersebut memaparkan nombor RFQ sehinggalah ia dianugerahkan. Apabila anda menganugerahkan RFQ, draf permohonan yang diciptanya dipautkan kepada baris pelan secara automatik, supaya pelan berbanding sebenar dapat mengesannya.

Nota: Item RFQ memerlukan kuantiti nombor bulat, jadi baris jumlah pukal atau baris dengan kuantiti pecahan tidak boleh memulakan RFQ. Buat permohonan daripadanya sebagai ganti.

Cara membaca pelan berbanding sebenar

Buka pelan yang diluluskan dan klik tab Plan vs actual. Bilaro membaca permohonan yang dibuat daripada pelan tersebut; tiada apa yang disalin.

  • Planned: kuantiti dan nilai pada baris.
  • Draft: permohonan dibuat yang belum dihantar.
  • Pending: permohonan yang telah dihantar atau diluluskan tetapi belum mempunyai pesanan belian.
  • Committed: permohonan dengan pesanan belian dikeluarkan, bayaran belum selesai, atau dibayar.
  • Received: kuantiti yang diterima pada resit penerimaan barang yang disahkan, dinilai pada harga pesanan.
  • Stock issued: bagi baris yang terikat kepada item stok (modul Inventori), apa yang telah dikeluarkan daripada stok untuk projek tersebut sejak pelan mula diluluskan.
  • Remaining: dirancang tolak komited dan menunggu.

Amaun adalah sebelum SST. Di bawah barisan tersebut, Not in plan memaparkan perbelanjaan menunggu dan komited pada projek yang sama yang tidak dipautkan oleh mana-mana baris, dan Removed from plan memaparkan baris yang dipadamkan oleh semakan kemudian tetapi masih mempunyai permohonan.

Laporan, kalendar, dan eksport

  • Reports (butang pada senarai pelan): Required soon menyenaraikan baris yang diperlukan dalam masa 30, 60, atau 90 hari yang belum dimohon sepenuhnya, item masa tunggu lama didahulukan, dengan tanda Overdue apabila tarikh pesanan telah berlalu dan tiada apa yang dikomitkan. Status summary memaparkan pelan mengikut status dan berapa banyak daripada pelan yang diluluskan telah dimohon dan dikomitkan. Kedua-duanya boleh dimuat turun sebagai CSV.
  • Export CSV pada sesuatu pelan memuat turun barisannya, berserta lajur sebenar sebaik sahaja pelan diluluskan.
  • Calendar: setiap baris yang diluluskan yang masih mempunyai baki untuk dimohon muncul pada tarikh Plan: required by. Tarikh pelan tidak muncul pada kad Coming up papan pemuka, yang hanya memaparkan bayaran komited dan berjadual.

Perkara yang dilihat oleh pengguna kumpulan

Pengguna kumpulan yang mempunyai akses kepada kumpulan melihat Procurement plans dalam menu kumpulan. Ia hanya memaparkan semakan yang diluluskan bagi pelan setiap syarikat, secara baca sahaja:

  • Overview: bagi setiap syarikat dan setiap pelan, jumlah pelan, apa yang komited dan menunggu, serta tarikh diperlukan seterusnya.
  • Consolidation candidates: baris pelan bagi item dan unit yang sama merentasi dua atau lebih syarikat, dengan jumlah kuantiti, tarikh diperlukan yang paling awal, dan bagi setiap syarikat sama ada sesuatu permohonan telah dibuat dan sama ada ia telah berada dalam RFQ kumpulan. Baris dengan jumlah pukal atau kuantiti pecahan ditandakan sebagai Not poolable, kerana RFQ kumpulan hanya mengumpulkan kuantiti nombor bulat sahaja.

Syarikat dalam mata wang yang berbeza daripada kumpulan, dengan langganan tidak aktif, atau tanpa modul ini disenaraikan sebagai tidak disertakan. Untuk mengumpulkan permohonan, gunakan Group sourcing; paparan pelan hanya membantu anda mencari apa yang boleh dikumpulkan.

Soalan lazim

Adakah pelan mengehadkan perkara yang boleh dimohon oleh pengguna? Tidak. Sesuatu permohonan tidak memerlukan baris pelan, dan nilai pelan tidak pernah ditambah ke dalam semakan bajet. Perbelanjaan yang tiada dalam pelan dipaparkan di bawah Not in plan.

Bolehkah saya mengubah pelan yang telah diluluskan? Hanya melalui semakan semula berserta sebab. Versi yang diluluskan akan disimpan.

Mengapa saya tidak boleh meluluskan pelan saya sendiri? Individu yang menghantar pelan tidak boleh meluluskannya. Pengurus atau Pengarah lain mesti memutuskannya.

Mengapa Raise request menyatakan semakan tidak berkuat kuasa? Permohonan hanya boleh dibuat daripada semakan yang telah diluluskan. Sekiranya semakan kemudian telah menggantikan semakan yang sedang anda lihat, buka semakan yang sedang berkuat kuasa.

Perlukan bantuan lanjut? E-mel support@bilaro.my.