Panduan Kawalan Bayaran: Invois Dipadankan Sebelum Bayaran Muktamad

Apakah fungsi tetapan ini?

Apabila tetapan ini dihidupkan, Bilaro tidak akan merekodkan bayaran yang melengkapkan pesanan belian (PO) melainkan invois pembekal telah direkodkan dan dipadankan. Ini menghalang PO daripada dibayar sepenuhnya atas dasar penghantaran semata-mata, atau semasa sesuatu invois masih dipertikaikan.

Tetapan ini dimatikan sehinggalah syarikat anda menghidupkannya. Apabila dimatikan, bayaran berfungsi sama seperti sebelum ini.

Apakah yang disemak?

Semakan ini terpakai kepada bayaran yang akan menjadikan jumlah yang dibayar mencapai jumlah keseluruhan PO, dan kepada tindakan menandakan PO sebagai telah dibayar secara manual. Bagi bayaran tersebut, Bilaro melihat tiga perkara:

1. Barangan atau perkhidmatan telah diterima. Sekurang-kurangnya satu resit telah disahkan, dan PO diterima sepenuhnya.
2. Setiap resit yang disahkan terdapat pada invois. Setiap resit yang disahkan dipautkan kepada invois pembekal yang berstatus Matched atau Variance approved.
3. Tiada invois dibiarkan dalam varians. Invois yang amaunnya berbeza daripada resit melebihi had toleransi anda mesti diselesaikan terlebih dahulu. Invois yang dibatalkan (voided) tidak dikira.

Sekiranya ketiga-tiga perkara ini dipenuhi, PO dianggap diliputi dan bayaran diteruskan. Jejak audit merekodkan nombor invois yang meliputinya.

Invois yang direkodkan melalui UUID e-Invois sahaja, tanpa resit yang dipautkan, tidak dikira.

Apakah yang tidak disekat?

• Bayaran deposit dan bayaran separa. Sebarang bayaran yang masih belum mencukupi jumlah keseluruhan PO diteruskan seperti biasa, walaupun tiada barang yang dihantar.
• Bayaran terus. Bayaran terus tidak mempunyai PO dan tiada resit, jadi ia tidak disemak. Ia kekal di bawah peraturan kelulusan dan bajet anda.
• PO yang telah dibayar. Menghidupkan tetapan ini tidak akan mengubah PO yang telah pun dibayar. Ia hanya terpakai kepada bayaran yang direkodkan mulai saat itu dan seterusnya.

Bagaimanakah rupa bayaran yang disekat?

Sebelum sesiapa cuba membuat bayaran, tab Payments pada PO memaparkan kad Supplier invoices. Ia menyenaraikan invois pada PO dan menyatakan dengan jelas sekiranya bayaran muktamad memerlukan invois yang dipadankan, serta sebabnya, sebagai contoh resit GRN-2026-0003 tiada pada invois pembekal yang dipadankan.

Sekiranya pengguna Kewangan tetap mencuba membuat bayaran muktamad, Bilaro memaparkan mesej yang sama pada skrin. Ia bukan tetingkap timbul, dan tiada apa yang direkodkan.

Untuk menyelesaikannya, buka resit, rekodkan invois pembekal, dan selesaikan sebarang varians. Kemudian rekodkan bayaran itu semula.

Cara membayar tanpa invois yang dipadankan (pembatalan sekatan)

Kadangkala sesuatu PO perlu dibayar tanpa invois, sebagai contoh bayaran pendahuluan kepada pembekal yang mengeluarkan invois kemudian, atau perkhidmatan tanpa resit. Pengarah atau Pentadbir boleh meluluskan perkara ini untuk sesuatu PO.

1. Buka PO dan pergi ke tab Payments.
2. Pada kad Supplier invoices, klik Approve payment without an invoice.
3. Masukkan Reason dan klik Approve.

Nama anda, tarikh, dan sebabnya direkodkan, dipaparkan pada kad, dan para Pengarah dimaklumkan. Pengguna Kewangan tidak boleh membatalkan sekatan semakan ini, tetapi sebaik sahaja seorang Pengarah atau Pentadbir meluluskannya, Kewangan boleh merekodkan bayaran tersebut. Baris audit bagi bayaran tersebut memaparkan sebab pembatalan sekatan sebagai ganti kepada nombor invois.

Siapakah yang boleh menghidupkan atau mematikannya?

Buka Settings dan cari kad Payment controls.

• Seorang Admin atau Director boleh menghidupkannya (on).
• Hanya seorang Director yang boleh mematikannya (off), kerana mematikannya melonggarkan kawalan. Anda akan diminta untuk mengesahkannya.

Setiap perubahan dilogkan bersama nilai lama dan baharu.

Dua peraturan tambahan apabila tetapan ini dihidupkan

• Individu kedua meluluskan varians invois. Individu yang merekodkan invois pembekal tidak boleh turut meluluskan variansnya. Pengguna Kewangan, Pengarah, atau Pentadbir lain mesti melakukannya. Sekiranya individu tersebut merupakan satu-satunya individu dalam syarikat yang boleh melakukannya, mereka boleh meluluskannya sendiri.
• Membatalkan (void) invois pada PO yang telah dibayar. Sebaik sahaja sesuatu PO dibayar, hanya Pengarah atau Pentadbir boleh membatalkan invois pembekalnya, dan sebab diperlukan.

Soalan lazim

Adakah ini menghalang saya daripada membayar deposit? Tidak. Hanya bayaran yang melengkapkan PO sahaja yang disemak.

Pembekal menghantar barang dalam dua bahagian. Apakah yang diperlukan? Kedua-dua resit mesti disahkan dan berada pada invois yang dipadankan sebelum bayaran muktamad, dan PO mesti diterima sepenuhnya.

Invois menunjukkan varians. Siapakah yang boleh menyelesaikannya? Pengguna Kewangan, Pengarah, atau Pentadbir selain daripada individu yang merekodkannya. Lihat Panduan Kewangan untuk cara meluluskan varians.

Bolehkah tetapan ini dihidupkan untuk sesetengah syarikat dan tidak bagi syarikat lain? Ya. Ia ditetapkan bagi setiap syarikat. Syarikat yang ditambah daripada syarikat sedia ada menyalin tetapan tersebut.

Di manakah saya boleh melihat apa yang berlaku? Jejak audit PO memaparkan invois atau sebab pembatalan sekatan di sebalik bayaran muktamad. Pentadbir juga boleh melihat perubahan tetapan dan pembatalan sekatan dalam log audit syarikat.