Soalan lazim

Mengapa saya tidak boleh meluluskan permohonan perolehan saya sendiri?

Bilaro menguatkuasakan pengasingan tugas kewangan dengan ketat. Walaupun anda memegang peranan Pengurus atau Pengarah, sistem melarang anda daripada meluluskan permohonan yang anda cipta sendiri. Sebarang permohonan yang anda hantar akan dikecualikan secara automatik daripada baris gilir kelulusan peribadi anda, dan pelayan akan mengembalikan ralat akses sekiranya percubaan kelulusan kendiri dibuat. Pengurus atau Pengarah lain yang diberi kuasa mesti menyemak dan meluluskan penghantaran anda.

Mengapa permohonan saya memerlukan kelulusan Pengarah sedangkan Pengurus saya sudah meluluskannya?

Permohonan yang melebihi had kelulusan yang dikonfigurasikan oleh organisasi anda (lalai: RM 5,000 termasuk SST) secara automatik ditingkatkan kepada semakan Pengarah susulan kelulusan Pengurus. Kedua-dua peringkat kelulusan diperlukan sebelum sesuatu pesanan belian boleh dijana.

Apakah yang berlaku apabila permohonan saya ditolak?

Apabila pelulus menolak permohonan, ia kembali kepada status Draf. Permohonan tersebut tidak dipadamkan. Anda boleh melihat maklum balas mandatori pelulus dalam sepanduk merah di bahagian atas permohonan, klik Sunting & Hantar Semula di bawah Tindakan Draf, ubah suai item atau dokumen sebut harga anda, dan hantarkannya semula.

Bolehkah saya menarik balik permohonan selepas menghantarnya?

Ya. Selagi permohonan berada dalam status Dihantar, Menunggu kelulusan pengurus, atau Menunggu kelulusan pengarah, pemohon boleh membuka permohonan tersebut dan mengklik Tarik Balik Permohonan. Permohonan kembali serta-merta kepada status Draf, membolehkan anda menyunting butiran atau memadam draf tersebut sepenuhnya.

Mengapa butang Simpan resit dinyahdayakan semasa merekodkan barangan?

Kebanyakan organisasi menguatkuasakan imbasan pesanan penghantaran (DO) mandatori. Sekiranya tetapan ini didayakan, anda mesti melampirkan fail atau foto pesanan penghantaran sebelum Bilaro membenarkan anda mengklik Simpan resit. Pastikan fail dilampirkan di bawah Imbasan pesanan penghantaran (DO).

Bolehkah saya merekodkan berbilang penghantaran untuk pesanan belian yang sama?

Ya. Sekiranya pembekal menghantar pesanan dalam beberapa kumpulan (kelompok), masukkan kuantiti tepat yang dihantar dalam nota resit pertama anda. Pesanan belian akan ditandakan sebagai Diterima Sebahagian. Anda kemudian boleh merekodkan resit seterusnya terhadap pesanan yang sama sehingga semua item tiba.

Bolehkah saya menggunakan Bilaro pada telefon saya di tapak tanpa liputan internet?

Ya. Bilaro menyertakan storan luar talian untuk merekodkan resit. Apabila bekerja tanpa data mudah alih atau Wi-Fi, anda masih boleh mengisi butiran resit dan melampirkan foto kamera. Mengetik Simpan resit akan menyimpan rekod tersebut pada peranti mudah alih anda dalam baris gilir Menunggu untuk dihantar. Sebaik sahaja peranti anda menyambung semula ke rangkaian, resit tersebut akan disegerakkan secara automatik dengan pelayan.

Bagaimanakah cara untuk membatalkan pesanan belian yang telah dikeluarkan?

Buka halaman butiran pesanan belian, klik butang menu Lagi, dan pilih Mohon pembatalan PO (atau Batalkan PO jika diberi kuasa sebagai Pengarah tunggal). Masukkan sebab mandatori dalam dialog tersebut dan hantar. Sila ambil perhatian bahawa pesanan belian tidak boleh dibatalkan sekiranya bayaran atau penerimaan barangan telah direkodkan terhadap pesanan tersebut.

Siapakah yang dibenarkan mengeluarkan pesanan belian muktamad setelah sesuatu permohonan diluluskan?

Pesanan belian dikeluarkan oleh pengguna dengan peranan Kewangan atau Pentadbir. Di bawah dasar four-eyes lalai Bilaro, individu yang meluluskan permohonan perolehan dihalang daripada mengeluarkan pesanan belian tersebut.

Mengapa pesanan belian saya ditandakan dengan lencana Tertunggak?

Sesuatu pesanan belian ditandakan sebagai lewat (tertunggak) apabila tarikh penghantaran yang dijangka telah berlalu dan item belum diterima sepenuhnya. Untuk mengosongkan amaran ini, buka tab Penerimaan pada PO, klik Sunting di sebelah Penghantaran dijangka, dan tetapkan tarikh penghantaran yang realistik bermula dari hari ini ke hadapan.

Bagaimanakah cara untuk menukar bahasa aplikasi antara bahasa Inggeris dengan Bahasa Melayu?

Klik pemilih bahasa pada bar navigasi atas. Memilih EN akan menukar antara muka kepada bahasa Inggeris, manakala memilih BM menukar kepada Bahasa Melayu. Semua menu navigasi, label, dan makluman sistem akan dikemas kini serta-merta tanpa perlu memuat semula halaman.

Apakah perbezaan antara Nota Penerimaan Barang (GRN) dengan Nota Penerimaan Perkhidmatan (SRN)?

Nota Penerimaan Barang (GRN) digunakan untuk item ketara (bahan binaan, barangan guna habis, perkakasan) dan menjejak bilangan item fizikal serta keadaan fizikal (Baik, Rosak, Hilang). Nota Penerimaan Perkhidmatan (SRN) digunakan untuk perkhidmatan kontraktor tidak ketara, penyelenggaraan, atau perundingan, dan menjejak keadaan kerja (Memuaskan, Separa, Tidak memuaskan) bersama gelangsar Peratusan siap.

Apakah yang patut saya lakukan jika invois pembekal tidak sepadan dengan pesanan belian?

Apabila kakitangan Kewangan atau penerima merekodkan invois pembekal terhadap sesuatu resit, Bilaro membandingkan jumlah invois dengan nilai yang dihantar. Sekiranya terdapat perbezaan harga atau kuantiti, Bilaro memberikan status Varians. Pasukan Kewangan atau Pengarah boleh menyemak pecahan varians tersebut dan sama ada merekodkan sebab pengecualian untuk menerimanya, atau membatalkan invois sekiranya tidak betul.

Bolehkah seorang Pengarah tunggal meluluskan permohonan tanpa semakan Pengurus?

Ya. Bagi syarikat kecil yang tiada peranan Pengurus ditetapkan, penghala kelulusan Bilaro menyertakan laluan pantas pengarah tunggal. Pengarah boleh menyemak permohonan yang Dihantar dan meluluskannya terus kepada Diluluskan dalam satu tindakan.

Mengapa saya tidak boleh menyunting tajuk permohonan yang telah diluluskan?

Sebelum kelulusan (semasa permohonan kekal dalam status Draf atau Dihantar), pemohon yang menciptanya dan pentadbir sistem boleh menyunting tajuk tersebut. Sebaik sahaja permohonan mencapai status Diluluskan, PO dikeluarkan, Menunggu bayaran, atau Dibayar, suntingan tajuk dihadkan dengan ketat kepada Pentadbir dan Pentadbir Global sahaja, dan hanya jika Benarkan suntingan tajuk selepas kelulusan didayakan dalam Tetapan Syarikat. Pemohon tidak boleh meminda tajuk selepas kelulusan.

Mengapa saya tidak melihat Inventori pada bar sisi saya?

Inventori merupakan modul pilihan dalam Bilaro. Sekiranya Inventori tidak dipaparkan pada bar sisi anda, syarikat anda tidak mengaktifkan modul ini. Pasukan sokongan Bilaro boleh menghidupkan atau mematikan modul pilihan untuk organisasi anda atas permintaan.

Adakah kad Akan datang baki bank langsung saya?

Tidak. Kad papan pemuka dan kalendar Akan datang (Coming up) mengira unjuran komitmen tunai secara ketat daripada tarikh akhir bayaran, pesanan belian yang diluluskan, dan jadual bil berulang yang direkodkan dalam Bilaro. Ia tidak menyambung ke akaun bank langsung, tidak mengesahkan baki bank masa nyata, dan tidak melaksanakan pemindahan bank.

Mengapa permohonan saya dihalakan kepada Pengarah sedangkan jumlahnya di bawah had ambang Pengarah?

Terdapat dua sebab biasa berdasarkan tetapan dasar syarikat anda:

• Dasar lebihan BQ: Sekiranya sesuatu item baris diperuntukkan kepada item Senarai Kuantiti dan menyebabkan jumlah komitmen melebihi peruntukan kontrak item tersebut, dan dasar syarikat anda ditetapkan kepada Kelulusan pengarah, Bilaro menghalakan permohonan tersebut kepada Pengarah tanpa mengira jumlah keseluruhan permohonan.
• Pengecualian dasar sebut harga: Sekiranya permohonan anda dihantar dengan bilangan sebut harga kompetitif yang kurang daripada yang diperlukan oleh dasar syarikat, dan peraturan pengecualian dasar ditetapkan kepada Benarkan dengan pengecualian dan hantar permohonan kepada Pengarah, ia ditingkatkan terus kepada Pengarah untuk disemak.

Mengapa saya tidak dapat melihat permohonan gaji atau pinjaman yang dihantar oleh ahli pasukan lain?

Apabila pentadbir mendayakan Hadkan siapa boleh membuka permohonan gaji dan pinjaman dalam Tetapan Syarikat, permohonan pembelian yang dikategorikan di bawah Gaji (jumlah) atau Ansuran pinjaman adalah terhad. Hanya Pentadbir, Pentadbir Global, Pengarah, pengguna Kewangan, pelulus yang ditetapkan, dan pencipta asal sahaja yang boleh melihat atau membukanya. Bagi pengguna lain, permohonan tersebut disembunyikan daripada hasil carian, senarai permohonan, dan paparan kalendar.