Apakah itu peraturan kelulusan?

Peraturan kelulusan membolehkan syarikat anda menyesuaikan cara permohonan dihalakan untuk kelulusan berdasarkan jumlah, jabatan, projek, atau kategori.

Modul peraturan kelulusan dihidupkan untuk syarikat anda oleh pihak sokongan Bilaro. Apabila modul ini dimatikan, atau jika syarikat anda belum mencipta sebarang peraturan, kelulusan berfungsi menggunakan had ambang kelulusan syarikat seperti sebelum ini:

  • Permohonan pada atau di bawah had ambang syarikat hanya memerlukan kelulusan Pengurus.
  • Permohonan melebihi had ambang syarikat memerlukan kelulusan Pengarah.

Peraturan hanya menambah ketelitian semakan. Sesuatu peraturan boleh menambah langkah Pengarah atau menamakan pelulus tertentu, tetapi peraturan sama sekali tidak boleh mengeluarkan langkah Pengarah yang diwajibkan oleh had ambang syarikat.

Bagaimana peraturan memadankan permohonan?

Apabila permohonan dihantar, Bilaro menilai peraturan kelulusan aktif anda dari bahagian atas senarai ke bawah (nombor keutamaan terendah didahulukan). Peraturan aktif pertama yang memadankan semua syaratnya akan digunakan untuk permohonan tersebut.

Sesuatu peraturan boleh menggabungkan mana-mana syarat pilihan yang berikut:

  1. Jalur jumlah. Tetapkan had Over (RM) dan Up to (RM) (termasuk SST). Had bawah dikecualikan dan had atas disertakan (sebagai contoh, lebih daripada RM 20,000 sehingga RM 50,000). Membiarkan mana-mana medan kosong akan membiarkan had hujung tersebut terbuka.
  2. Jabatan. Memadankan permohonan yang dibuat untuk jabatan tertentu yang dipilih daripada senarai syarikat anda.
  3. Projek. Memadankan permohonan yang dipautkan kepada projek tertentu.
  4. Kategori (bayaran terus sahaja). Bayaran terus memuatkan kategori (seperti Utiliti, Sewa Pejabat, atau Bayaran Berkanun). Oleh kerana permohonan pembelian standard tidak mempunyai kategori pengepala, syarat kategori hanya memadankan bayaran terus.

Setiap peraturan juga mempunyai pilihan Needs a Director:

  • Apabila ditandakan, sebarang permohonan yang sepadan dengan peraturan ini akan dihalakan kepada Pengarah, walaupun jumlahnya berada dalam had ambang syarikat.
  • Sekiranya dibiarkan tanpa ditandakan, peraturan itu sendiri tidak mewajibkan Pengarah, tetapi had ambang syarikat masih terpakai.

Sekiranya tiada peraturan yang sepadan dengan permohonan, permohonan tersebut kembali kepada had ambang syarikat standard.

Faktor langsung juga boleh memerlukan Pengarah: lebihan Senarai Kuantiti (BQ), pengecualian kepada dasar sebut harga anda, atau pembatalan sekatan penilaian berskor akan tetap menambah langkah Pengarah apabila permohonan diluluskan.

Cara menguji permohonan (pratonton)

Sebelum menyimpan atau menyusun semula peraturan, Pentadbir boleh menguji peraturan mana yang akan dikenakan ke atas permohonan hipotesis tanpa menyimpan sebarang data.

  1. Buka Approval rules di bawah Admin Tools dalam menu.
  2. Tatal ke panel Test a request di bawah senarai peraturan.
  3. Masukkan ujian Amount, dan secara pilihan pilih Department, Project, Request type, atau Category.
  4. Klik Test.

Bilaro memaparkan peraturan yang sepadan, keutamaannya, sama ada langkah Pengarah diperlukan, pelulus yang dinamakan, dan keperluan persetujuan rakan kongsi, bersama-sama sebab di sebalik keputusan tersebut.

Siapa yang meluluskan permohonan di bawah sesuatu peraturan?

Sesuatu peraturan boleh menentukan secara berasingan siapa yang meluluskan pada langkah Pengurus dan siapa yang meluluskan pada langkah Pengarah. Empat pilihan pelulus disediakan:

  1. Default approvers. Mana-mana pengguna yang memegang peranan yang diperlukan (Pengurus atau Pengarah) dalam syarikat boleh meluluskan.
  2. Specific person. Individu dinamakan yang memegang peranan yang diperlukan dalam syarikat anda.
  3. Department head. Pelulus ditetapkan yang ditugaskan kepada jabatan pada halaman Departments.
  4. Project manager. Pengurus projek yang ditugaskan kepada projek yang dipilih pada halaman Projects.

Menetapkan ketua jabatan

Untuk menggunakan pilihan Department head dalam peraturan:

  1. Buka Departments dari menu utama.
  2. Klik Edit pada jabatan yang berkaitan.
  3. Pilih pengguna dalam medan Department head dan simpan.

Apakah yang berlaku apabila pelulus yang dinamakan tidak dapat bertindak?

Sekiranya pelulus yang dinamakan telah meninggalkan syarikat, kehilangan peranan Pengurus atau Pengarah mereka, atau merupakan pemohon yang membuat permohonan tersebut (memandangkan pelulus tidak boleh meluluskan permohonan mereka sendiri), Bilaro tidak membiarkan permohonan itu tergantung.

Sebaliknya, permohonan beralih kembali kepada pelulus biasa yang memegang peranan peringkat tersebut. Log audit merekodkan bahawa pelulus sandaran telah bertindak dan menjelaskan sebab pelulus yang dinamakan tidak dapat mengendalikan permohonan tersebut.

Siapakah yang boleh meluluskan pada langkah Pengarah?

Pada halaman Approval Rules, Pentadbir boleh mengkonfigurasi tetapan peringkat syarikat Director step: who may approve:

  • Any Director (the named Director is notified first). Apabila sesuatu peraturan menamakan seorang Pengarah, hanya Pengarah tersebut yang diberitahu, tetapi mana-mana Pengarah dalam syarikat masih boleh meluluskannya. Ini mengelakkan kelewatan sekiranya Pengarah yang dinamakan sedang dalam perjalanan atau tidak dapat dihubungi.
  • Only the named Director (or an Admin). Hanya Pengarah tertentu yang dinamakan oleh peraturan tersebut (atau Pentadbir syarikat) boleh meluluskannya. Pengarah lain tidak boleh meluluskan permohonan tersebut.

Bilakah laluan sesuatu permohonan diputuskan?

Laluan permohonan dikira dan disimpan apabila permohonan dicipta atau apabila sesuatu draf dihantar:

  • Sekiranya permohonan disunting semasa ia masih dalam status Submitted (sebelum semakan Pengurus), laluannya akan dikira semula.
  • Sebaik sahaja permohonan melepasi status Submitted, laluan yang disimpan adalah kekal.
  • Menyunting, menyusun semula, atau memadam peraturan kemudiannya tidak akan mengubah permohonan yang sedang diproses. Permohonan sedia ada mengekalkan laluan asal dan keperluan pelulus mereka.

Bagaimana persetujuan rakan kongsi usaha sama berfungsi?

Bagi syarikat usaha sama, Bilaro menyokong tadbir urus berbilang rakan kongsi yang mana permohonan mesti menerima kelulusan daripada setiap rakan kongsi usaha sama.

Menyediakan rakan kongsi

Rakan kongsi usaha sama diuruskan pada halaman Approval Rules di bawah Joint-venture partners:

  1. Klik Add partner dan masukkan nama rakan kongsi (sebagai contoh, "Partner A (Demo)").
  2. Klik Members untuk memilih pengguna yang diberi kuasa untuk menandatangani bagi rakan kongsi tersebut.
  3. Gunakan anak panah atas dan bawah untuk menyusun rakan kongsi mengikut urutan yang dikehendaki.

Sesuatu syarikat mesti mempunyai sekurang-kurangnya dua rakan kongsi sebelum peraturan persetujuan rakan kongsi boleh dicipta.

Mewajibkan persetujuan rakan kongsi dalam peraturan

Semasa menyunting peraturan kelulusan, tandakan Needs every partner's consent:

  • Menandakan pilihan ini secara automatik menandakan dan mengunci Needs a Director, kerana persetujuan rakan kongsi diputuskan pada langkah Pengarah.
  • Permohonan yang sepadan dengan peraturan ini melalui langkah Pengurus seperti biasa, kemudian memasuki status Pending Director sehingga satu penandatangan yang layak daripada setiap rakan kongsi telah meluluskannya.
  • Tandatangan rakan kongsi yang terakhir melengkapkan kelulusan syarikat dan memindahkan permohonan kepada Approved (atau seterusnya ke lapisan kumpulan jika dikonfigurasi).

Peraturan tetap bagi persetujuan rakan kongsi

Peraturan berikut terpakai kepada semua permohonan persetujuan rakan kongsi:

  • Satu tandatangan bagi setiap rakan kongsi. Tepat seorang penandatangan yang diberi kuasa daripada setiap rakan kongsi mesti meluluskan.
  • Dua individu berbeza. Setiap tandatangan rakan kongsi mesti datang daripada individu yang berbeza. Sekiranya seseorang menjadi ahli dalam dua senarai rakan kongsi, mereka hanya boleh menandatangani bagi satu rakan kongsi sahaja pada permohonan tersebut.
  • Pemohon tidak boleh menandatangani. Individu yang mencipta permohonan tidak boleh menandatangani bagi mana-mana rakan kongsi pada permohonan mereka sendiri.
  • Pentadbir tidak boleh mengatasi penandatangan rakan kongsi. Tidak seperti sandaran pelulus yang dinamakan, Pentadbir dan Pentadbir Global tidak boleh menandatangani menggantikan rakan kongsi melainkan mereka disenaraikan sebagai ahli yang diberi kuasa bagi rakan kongsi tersebut dan memegang peranan yang diperlukan.
  • Laluan pantas Pengarah tunggal dinyahdayakan. Permohonan yang memerlukan persetujuan rakan kongsi tidak sekali-kali memintas tandatangan rakan kongsi, walaupun syarikat tidak mempunyai Pengurus yang aktif.
  • Menolak atau menarik balik mengosongkan tandatangan. Sekiranya mana-mana penandatangan rakan kongsi menolak permohonan, atau jika pemohon menarik baliknya, semua tandatangan rakan kongsi yang direkodkan akan dikosongkan dan permohonan kembali kepada pemohon sebagai Draft.
  • Perlindungan pemadaman rakan kongsi. Sesuatu rakan kongsi tidak boleh dipadamkan semasa peraturan aktif memerlukan persetujuan rakan kongsi, atau semasa sebarang permohonan terbuka dihalakan menunggu rakan kongsi tersebut.

Pilihan syarikat untuk persetujuan rakan kongsi

Pentadbir boleh mengkonfigurasi empat tetapan pada halaman Approval Rules:

  1. Who may sign for a partner. Pilih Directors on the list atau Directors or Managers on the list.
  2. Signing order. Pilih Any order atau In the order listed. Dengan susunan tetap, rakan kongsi mesti menandatangani mengikut urutan yang disenaraikan; rakan kongsi kemudiannya tidak boleh menandatangani sehinggalah rakan kongsi terdahulu telah menandatangani.
  3. Manager-step approver may sign. Pilih sama ada pengguna yang meluluskan langkah Pengurus pada permohonan ini boleh turut menandatangani bagi rakan kongsi mereka.
  4. Who may reject. Pilih Partner signers or an Admin atau Partner signers only.

Apakah yang dipaparkan pada halaman permohonan bagi persetujuan rakan kongsi?

Apabila sesuatu permohonan memerlukan persetujuan rakan kongsi dan berada pada status Pending Director, kad Partner consent dipaparkan di bahagian atas halaman permohonan:

  • Ia menyenaraikan setiap rakan kongsi yang telah meluluskan, menunjukkan siapa yang menandatangani dan bila.
  • Ia memaparkan rakan kongsi mana yang masih belum selesai ("Waiting for: Partner B (Demo)").
  • Sekiranya sesuatu rakan kongsi tidak mempunyai penandatangan yang layak (sebagai contoh, jika semua ahli telah meninggalkan syarikat atau hilang kelayakan), kad tersebut memaparkan amaran yang menyatakan bahawa Pentadbir perlu mengemas kini senarai rakan kongsi.

Soalan lazim

Apakah yang berlaku sekiranya tiada peraturan kelulusan yang sepadan dengan sesuatu permohonan?
Permohonan dihalakan menggunakan had ambang kelulusan syarikat standard anda. Permohonan sehingga had ambang memerlukan Pengurus; permohonan melebihi had ambang memerlukan Pengarah.

Bolehkah peraturan kelulusan membenarkan pembelian melebihi had ambang tanpa Pengarah?
Tidak. Peraturan hanya boleh menambah ketelitian semakan. Sesuatu permohonan yang jumlahnya melebihi had ambang kelulusan syarikat sentiasa memerlukan Pengarah.

Bolehkah individu yang sama meluluskan langkah Pengurus dan juga menandatangani bagi rakan kongsi?
Ya, dengan syarat tetapan "The person who approved the Manager step may also sign for their partner" didayakan. Sekiranya dinyahdayakan, individu berbeza mesti menandatangani bagi rakan kongsi tersebut.

Apakah yang berlaku jika senarai rakan kongsi tiada sesiapa yang layak untuk menandatangani?
Permohonan tidak dapat diteruskan sehinggalah Pentadbir menambah pengguna yang layak ke dalam senarai ahli rakan kongsi tersebut. Percubaan untuk meluluskan akan memaparkan notis yang menjelaskan bahawa rakan kongsi tersebut tidak mempunyai penandatangan yang layak.

Adakah perubahan pada peraturan kelulusan mengubah permohonan yang telah dihantar?
Tidak. Laluan permohonan dirakamkan semasa ia dihantar. Suntingan peraturan pada masa hadapan hanya terpakai kepada permohonan baharu dan draf yang dihantar selepas suntingan tersebut.

Bolehkah rakan kongsi dialih keluar semasa permohonan sedang menunggu kelulusan?
Tidak. Bilaro menghalang anda daripada memadamkan rakan kongsi sekiranya mana-mana peraturan aktif menggunakan persetujuan rakan kongsi atau sekiranya sebarang permohonan terbuka sedang menunggu rakan kongsi tersebut.

Perlukan bantuan lanjut? E-mel support@bilaro.my.